Како да креирате образац за унос података у Екцелу (Водич корак по корак)

Погледајте видео о коришћењу образаца за унос података у програму Екцел

Испод је детаљно писано упутство о обрасцу Екцел за унос података у случају да више волите читање него гледање видео записа.

Екцел има много корисних функција када је у питању унос података.

А једна таква карактеристика је Образац за унос података.

У овом водичу ћу вам показати шта су обрасци за унос података и како их створити и користити у Екцелу.

Зашто морате знати о обрасцима за унос података?

Можда и не знате!

Али ако је унос података део вашег свакодневног посла, препоручујем вам да проверите ову функцију и видите како вам може помоћи да уштедите време (и учините вас ефикаснијим).

Постоје два уобичајена проблема са којима сам се суочио (и видео сам како се људи суочавају) када је у питању унос података у Екцел:

1. Одузима много времена. Морате унети податке у једну ћелију, а затим прећи у следећу ћелију и унети податке за њу. Понекад је потребно да се померите нагоре и видите која је то колона и које податке треба унети. Или се померите удесно, а затим се вратите на почетак у случају да има много колона.
2. Склон је грешкама. Ако имате огроман скуп података за који је потребно 40 уноса, постоји могућност да на крају унесете нешто што није предвиђено за ту ћелију.

Образац за унос података може помоћи тако што ће процес учинити бржим и мање склоним грешкама.

Пре него што вам покажем како да креирате образац за унос података у Екцелу, дозволите ми да вам брзо покажем шта то ради.

Испод је скуп података који обично одржава тим за запошљавање у организацији.

Сваки пут када корисник мора да дода нови запис, мораће да изабере ћелију у следећем празном реду, а затим да иде ћелију по ћелију да би унео унос за сваку колону.

Иако је ово савршено добар начин за то, ефикаснији начин би био употреба обрасца за унос података у Екцелу.

Испод се налази образац за унос података који можете користити за унос у овај скуп података.

Истакнута поља су место где бисте унели податке. Када завршите, притисните тастер Ентер да би подаци постали део табеле и пређите на следећи унос.

Испод је демо како то функционише:

Као што видите, ово је лакше од обичног уноса података јер има све у једном дијалогу.

Образац за унос података у Екцелу

Коришћење обрасца за унос података у Екцелу захтева мало претходног рада.

Приметили бисте да не постоји опција за коришћење обрасца за унос података у Екцелу (не на било којој картици на траци).

Да бисте га користили, морате га прво додати на траку са алаткама за брзи приступ (или на траку).

Додавање опције обрасца за унос података на траку са алаткама за брзи приступ

У наставку су наведени кораци за додавање опције обрасца за унос података на траку са алаткама за брзи приступ:

1. Кликните десним тастером миша на било коју од постојећих икона на траци са алаткама за брзи приступ.
2. Кликните на „Прилагоди траку са алаткама за брзи приступ“.
3. У дијалогу „Опције програма Екцел“ који се отвори изаберите опцију „Све команде“ са падајућег менија.
4. Померите се надоле до листе команди и изаберите „Образац“.
5. Кликните на дугме „Додај“.
6. Притисните ОК.

Горе наведени кораци додали би икону обрасца на траку са алаткама за брзи приступ (као што је приказано испод).

Када га имате у КАТ -у, можете кликнути на било коју ћелију у скупу података (у коју желите да унесете запис) и кликнути на икону Образац.

Напомена: Да би образац за унос података функционисао, ваши подаци треба да буду у Екцел табели. Ако већ није, мораћете да је претворите у Екцел табелу (пречица на тастатури - Цонтрол + Т).

Делови обрасца за унос података

Образац за унос података у Екцелу има много различитих дугмади (као што видите испод).

Ево кратког описа о чему се ради на сваком дугмету:

• Нова: Ово ће обрисати све постојеће податке у обрасцу и омогућити вам да креирате нови запис.
• Избриши: Ово ће вам омогућити брисање постојећег записа. На пример, ако притиснем тастер Делете у горњем примеру, избрисаће се запис за Мике Банес.
• Ресторе: Ако уређујете постојећи унос, можете вратити претходне податке у образац (ако нисте притиснули Ново или притиснули Ентер).
• Финд Прев: Ово ће пронаћи претходни унос.
• Наћи следећи: Ово ће пронаћи следећи унос.
• Критеријуми: Ово вам омогућава да пронађете одређене записе. На пример, ако тражим све записе у којима је кандидат запослен, потребно је да кликнем на дугме Критеријуми, у поље „Статус“ унесем „Запослен“, а затим помоћу дугмади за проналажење. Пример овога је описан касније у овом водичу.
• Близу: Ово ће затворити образац.
• Трака за померање: Помоћу траке за померање можете да прегледате записе.

Сада идемо кроз све ствари које можете учинити са обрасцем за унос података у Екцелу.

Имајте на уму да морате да конвертујете своје податке у Екцел табелу и изаберете било коју ћелију у табели да бисте могли да отворите дијалошки оквир Образац за унос података.

Ако нисте изабрали ћелију у Екцел табели, она ће приказати упит као што је приказано испод:

Креирање новог уноса

Испод су кораци за креирање новог уноса помоћу обрасца за унос података у Екцелу:

1. Изаберите било коју ћелију у Екцел табели.
2. Кликните на икону Образац на траци са алаткама за брзи приступ.
3. Унесите податке у поља обрасца.
4. Притисните тастер Ентер (или притисните дугме Нев) да бисте унели запис у табелу и добили празан образац за следећи запис.

Кретање кроз постојеће записе

Једна од предности коришћења обрасца за унос података је та што се можете лако кретати и уређивати записе без напуштања оквира за дијалог.

Ово може бити посебно корисно ако имате скуп података са много колона. Ово вам може уштедети много померања и процеса кретања напред -назад.

Испод су кораци за кретање и уређивање записа помоћу обрасца за унос података:

1. Изаберите било коју ћелију у Екцел табели.
2. Кликните на икону Образац на траци са алаткама за брзи приступ.
3. Да бисте прешли на следећи унос, кликните на дугме „Пронађи следеће“, а да бисте прешли на претходни унос, кликните на дугме „Пронађи претходни“.
4. Да бисте уредили унос, једноставно унесите измене и притисните ентер. У случају да желите да се вратите на оригинални унос (ако нисте притиснули тастер ентер), кликните на дугме „Врати“.

Такође можете користити траку за померање за кретање кроз уносе један по један.

Горњи снимак приказује основну навигацију где пролазите кроз све записе један за другим.

Али такође можете брзо да се крећете кроз све записе на основу критеријума.

На пример, ако желите да прођете кроз све уносе у којима је статус „У току“, то можете учинити помоћу доле наведених корака:

• Изаберите било коју ћелију у Екцел табели.
• Кликните на икону Образац на траци са алаткама за брзи приступ.
• У дијалогу Образац за унос података кликните на дугме Критеријуми.
• У поље Статус унесите „У току“. Имајте на уму да ова вредност не разликује велика и мала слова. Дакле, чак и ако уђете у ИН-ПРОГРЕСС, и даље би радило.
• Користите дугмад Финд Прев/Финд Нект за кретање кроз уносе у којима је статус У току.

Критеријуми су веома корисна функција када имате огроман скуп података и желите брзо да прођете кроз те записе који испуњавају дати скуп критеријума.

Имајте на уму да за кретање кроз податке можете користити више поља критеријума.

На пример, ако желите да прођете кроз све записе „У току“ након 07. 08. 2018, можете да користите „> 07-08-2018“ у критеријумима за поље „Датум“ и „У току“ као вредност у пољу статуса. Сада када се крећете помоћу дугмади Пронађи претходну/Пронађи следећу, она ће приказивати записе тек након 07. 08. 2018. где је статус У току.

У критеријумима можете користити и заменске знакове.

На пример, ако сте били недоследни при уносу података и користили варијације речи (као што су У току, У току, У току и У току), онда морате да користите замене за добијање ових записа.

У наставку су наведени кораци за то:

1. Изаберите било коју ћелију у Екцел табели.
2. Кликните на икону Образац на траци са алаткама за брзи приступ.
3. Кликните на дугме Критеријуми.
4. У поље Статус унесите *напредак
5. Користите дугмад Финд Прев/Финд Нект за кретање кроз уносе у којима је статус У току.

Ово ради као звездица (*) је заменски знак који може представљати било који број знакова у Екцелу. Дакле, ако статус садржи „напредак“, он ће бити покупљен помоћу дугмади Пронађи претходну/Пронађи следећу, без обзира на то шта је испред ње).

Брисање записа

Записе можете избрисати из самог обрасца за унос података.

Ово може бити корисно када желите пронаћи одређену врсту записа и избрисати их.

У наставку су наведени кораци за брисање записа помоћу обрасца за унос података:

1. Изаберите било коју ћелију у Екцел табели.
2. Кликните на икону Образац на траци са алаткама за брзи приступ.
3. Идите до записа који желите да избришете
4. Кликните на дугме Избриши.

Иако вам се чини да све ово изгледа као много посла само за унос и кретање кроз записе, штеди се много времена ако радите са пуно података и морате често уносити податке.

Ограничавање уноса података на основу правила

Можете да користите проверу података у ћелијама како бисте били сигурни да су унети подаци у складу са неколико правила.

На пример, ако желите да се уверите да колона са датумом прихвата само датум током уноса података, можете да креирате правило за проверу ваљаности података да бисте дозволили само датуме.

Ако корисник унесе податке који нису датум, то неће бити дозвољено и кориснику ће се приказати грешка.

Ево како да направите ова правила приликом уношења података:

1. Изаберите ћелије (или чак целу колону) у којима желите да креирате правило провере података. У овом примеру изабрао сам колону А.
2. Кликните на картицу Подаци.
3. Кликните на опцију Валидација података.
4. У дијалогу „Валидација података“ на картици „Подешавања“ изаберите „Датум“ са падајућег менија „Дозволи“.
5. Одредите датум почетка и завршетка. Уноси у овом распону датума били би важећи, а остало би било одбијено.
6. Притисните ОК.

Сада, ако користите образац за унос података за унос података у колону Датум, а ако то није датум, то неће бити дозвољено.

Видећете поруку као што је приказано испод:

Слично томе, можете користити проверу података са обрасцима за унос података како бисте били сигурни да корисници неће унети погрешне податке. Неки примери где ово можете користити су бројеви, дужина текста, датуми итд.

Ево неколико важних ствари о Екцел обрасцу за унос података:

1. Током навигације кроз записе можете користити заменске знакове (кроз опцију критеријума).
2. Морате имати Екцел табелу да бисте могли да користите образац за унос података. Такође, морате да изаберете ћелију у њој да бисте користили образац. Ипак, постоји један изузетак од овога. Ако имате именовани опсег са именом „База података“, тада ће се и Екцел образац односити на овај именовани опсег, чак и ако имате Екцел табелу.
3. Ширина поља у обрасцу за унос података зависи од ширине колоне података. Ако је ширина колоне преуска, исто ће се одразити у обрасцу.
4. У образац за унос података можете уметнути и знакове за набрајање. Да бисте то урадили, користите тастерску пречицу АЛТ + 7 или АЛТ + 9 са нумеричке тастатуре. Ево видео записа о тачкама.