10 Екцел савета за унос података које не смете пропустити

Екцел је невероватан алат са фасцинантним могућностима за анализу података (било да се ради о функцијама, графиконима или контролним таблама). Лакоћа уноса и складиштења података у Екцелу чини га убедљивим избором.

У овом посту на блогу сам навео 10 корисних савета за Екцел унос података који ће вас учинити ефикаснијим и уштедети много времена.

#1 Користите Екцел образац за унос података

Образац Екцел за унос података омогућава вам да додате записе у постојећи скуп података. Даје искачући образац који корисник може попунити. Посебно је згодно када скуп података има много колона и захтеваће да се крећете десно и лево изнова и изнова док уносите тачке података.

Функција Образац података још није доступна на Екцел траци. Прво морамо да га учинимо доступним додавањем на траку са алаткама за брзи приступ.

Додавање Екцел обрасца за унос података на траку са алаткама за брзи приступ

1. Идите на Алатну траку за брзи приступ, кликните десним тастером миша и изаберите Прилагоди траку са алаткама за брзи приступ.
   
2. У дијалогу Опције програма Екцел изаберите Све команде и идите на Образац. Изаберите Образац и притисните Додај. Ово ће додати икону Обрасци података на траку са алаткама за брзи приступ.
   

Коришћење Екцел обрасца за унос података

1. Изаберите било коју ћелију у опсегу података и кликните на икону Образац података са траке са алаткама за брзи приступ.
2. У обрасцу искачућих података сви наслови колона наведени су вертикално. Попуните податке у суседном оквиру за текст за сваки наслов.
3. Када унесете податке, притисните Ентер.
4. Кликните на Ново да бисте додали нови запис.

Помоћу обрасца Екцел за унос података можете се кретати и кроз постојеће податке (ред по ред) или пронаћи податке тако што ћете навести критеријуме (покушајте ово кликом на дугме критеријума).

#2 Брзо унесите бројеве са фиксним децималним бројевима

Ако сте у ситуацији да морате ручно унијети податке у Екцел који такођер садржи децимални дио, овај трик би могао бити изузетно користан. На пример, претпоставимо да морате унети оцене за ученике у процентима са највише 2 децимална места. Можете да омогућите функцију где само уносите бројеве не трудећи се да сваки пут притиснете тастер тачка. Да бисте ово омогућили:

1. Идите на Датотека -> Опције.
2. У дијалогу Опције програма Екцел изаберите Напредно.
3. У напредним опцијама означите опцију „Аутоматски убаци децималну тачку“.
4. Наведите жељени број децимала (на пример 2 у овом случају).

Сада, кад год унесете било који број, Екцел аутоматски поставља последње 2 цифре иза децималног места. Дакле, 1 постаје 0,01, 10 постаје 0,1, 100 постаје 1, 2467 постаје 24,67 и тако даље …

Када завршите са уносом података, једноставно их искључите поништавањем провере исте опције.

#3 Аутоматски додајте редне бројеве

Да, можете користити комбинацију екцел функција (као што је ВАЛУЕ, РИГХТ, ИФ, ОР) за додавање ординала („ст“ у 1., „нд“ у 2. и тако даље…).

Ево формуле:

= А1 & ИФ (ОР (ВАЛУЕ (РИГХТ (А1,2)) = {11,12,13}), "тх", ИФ (ОР (ВАЛУЕ (РИГХТ (А1)) = {1,2,3}), ЦХООСЕ (ДЕСНО (А1), "ст", "нд", "рд"), "тх"))

#4 Попуните помоћу Цонтрол + Д.

Ово је сјајан Екцел трик за унос података. Ако морате да копирате горњу ћелију, само притисните Цонтрол + Д.

Копира садржај као и форматирање. Ако у горњој ћелији постоји формула, формула се копира (са прилагођеним референцама).

Ово функционише и за више ћелија. Дакле, ако желите да копирате цео горњи ред, изаберите тренутни ред и притисните Цонтрол + Д.

Ако изаберете више ћелија/ћелија, ћелија изнад избора се копира у све ћелије.

Такође видети: 200+ Екцел тастерских пречица.

#5 Брзо унесите датум/време у Екцел ћелије

Не сећате се тренутног датума? Не брините, само притисните Цонтрол +; (кључ са тачком и зарезом) и он ће унети тренутни датум у ћелију.

Слично томе, можете да унесете тренутно време помоћу пречице Цонтрол + Схифт +: (тастер двотачка)

Запамтите, ово су апсолутне вредности и неће се променити ако се датум или време промене. Ако желите да имате динамичку вредност датума и времена која се мења кад год отворите радну свеску или када дође до поновног израчунавања, користите функције ТОДАИ и НОВ.

Такође погледајте: Како аутоматски уметнути датум и временску ознаку у Екцел.

#6 Цонтрол + Ентер за попуњавање целог избора садржајем у активној ћелији

Када изаберете више ћелија у Екцелу, једна од ћелија са светлом нијансом (у поређењу са преосталим изабраним ћелијама) је активна ћелија. Ако унесете нешто у активну ћелију када се изврши избор и притисните Цонтрол + Ентер, вредност се убацује у све изабране ћелије.

Ово важи и за формуле. Ако унесете формулу у активну ћелију и притиснете Цонтрол + Ентер, све ћелије ће добити ту формулу (са прилагођеним референцама).

#7 Алт + стрелица надоле да бисте добили листу свих јединствених вредности у тој колони

Ово вам може уштедети време које бисте иначе изгубили при куцању. Претпоставимо да уносите податке у колону са статусом активности (Урађено, завршено). Уместо да уносите статус, увек изнова, само га морате унети у неколико ћелија, а затим можете да користите тастерску пречицу Алт + стрелица надоле. Даје вам листу свих јединствених уноса и можете брзо изабрати са листе.

Ако желите да изаберете неку од унапред наведених опција, можете да направите падајућу листу.

#8 Брзо прођите кроз више картица радног листа у радној свесци

Овај штеди тоне времена. Једноставно користите тастерску пречицу Цонтрол + Паге Уп/Паге Довн за кретање кроз више картица радног листа у радној свесци.

Такође погледајте: 200+ Екцел тастерских пречица.

#9 Унесите дугачак текст коришћењем скраћеница

Ако морате стално да уносите дуга имена или кључне речи у свој радни лист, овај трик би вам добро дошао.

На пример, можда ћете желети да сваки пут када откуцате АБЦ, Екцел треба аутоматски да га замени са АБЦ Тецхнологи Цорпоратион Лимитед.

Нешто као што је приказано испод:

Ова функција се може омогућити коришћењем опција аутоматског исправљања. Прочитајте како то омогућити.

#10 Унесите податке у неспремне опсеге

Претпоставимо да имате шаблон као што је приказано испод, и морате да унесете податке у све ћелије означене црвеном бојом, редоследом који су наведене стрелицама.

Ево брзог начина да то учините:

• Одаберите све ћелије у које требате унијети податке (притисните контролу, а затим одаберите једну по једну).
  • Почните са другом ћелијом у свом низу уноса података (почните са Д3). Најзад изаберите прву ћелију Б3 (где почиње унос података).
• Када изаберете, идите у оквир за име (који се налази са леве стране траке са формулама).
• Унесите било које име без размака.
• То је то!! Изаберите Намед Ранге кликом на падајући мени Наме Бок. Сада почните да уносите своје податке и користите их Ентер/Таб да скочите у следећу ћелију.

Прочитајте више о овом трику.

Ово су мојих десет најбољих Екцел савета за унос података који могу значајно побољшати вашу продуктивност и уштедети време.

Можда ће вам се допасти и следећи Екцел савети:

• 10 супер уредних начина за чишћење података у Екцел табелама.
• 24 свакодневна издања програма Екцел и њихови брзи поправци.
• Како пратити промене у програму Екцел.
• Како опоравити несачуване Екцел датотеке.
• Како омогућити условни унос података у Екцелу.
• Патите од спорих Екцел табела? 10 савета како да убрзате свој Екцел.
• Искористите више могућности Нађи и замени у Екцелу (4 невероватна савета).
• Како се користе Екцел замрзнута окна у Екцелу.
• 100+ Екцел интервју питања
• Попуните празне ћелије до следеће вредности у Екцелу