Екцел Аутоматско исправљање: Потпуни водич + Примери за уштеду времена

Шта се дешава када у Екцел унесете реч „Дрник“ уместо „Пиће“?

Приметили бисте да ће Екцел погрешно написану реч аутоматски исправити у Дринк (као што је приказано испод).

Некако је Екцел знао да то није исправан правопис и аутоматски га је исправио.

Сада неће аутоматски исправити све погрешно написане речи.

Само неколико!

На пример, пробајте реч „дирнк“.

Не би се аутоматски исправљало.

Разлог зашто се неке речи аутоматски исправљају, а друге не, је зато што већ постоји листа исправки речи које су унапред попуњене у Екцелу за аутоматско исправљање.

Напомена: Аутоматско исправљање је подразумевано омогућено у програму Екцел.

У овом водичу ћу вам објаснити које су опције аутоматског исправљања, а затим ћу вам показати неке примере на којима можете да их уштедите. Такође ћу објаснити како то можете онемогућити (тј. Искључити аутоматско исправљање)

Разумевање опција аутоматског исправљања

Аутоматско исправљање је створено да вам помогне да решите мале проблеме са којима се можете суочити док куцате у Екцелу или док уносите податке (попут замене неких често погрешно написаних речи исправним речима).

Такође вам омогућава да добијете још више контроле при коришћењу програма Екцел (као што ћемо видети у примерима касније у овом водичу).

Али прво да схватимо где су опције аутоматског исправљања и шта је подразумевано доступно.

Да бисте добили опције аутоматског исправљања, кликните на картицу Датотека.

На екрану Датотека кликните на „Опције“.

У дијалогу Опције програма Екцел кликните на Провера.

У опцијама Доказивање кликните на Опције аутоматског исправљања.

Ово ће отворити дијалошки оквир Опције аутоматског исправљања.

Дозволите ми да објасним различите картице у дијалогу Аутоматско исправљање и опције у њима.

Картица Опције аутоматског исправљања

На картици Опције аутоматског исправљања постоје неке опције које су подразумевано омогућене и решавају неке уобичајене проблеме.

• Дугмад Прикажи опције аутоматског исправљања: Овај није релевантан за Екцел, али је за друге МС апликације. Када је ова опција омогућена, видећете опције аутоматског исправљања у МС Ворд -у или МС ПоверПоинт -у (као што је приказано испод).
• Исправите два почетна слова: Ова опција када је омогућена аутоматски ће исправити два велика почетна слова у Екцелу. На пример, ако откуцате „ХЕлло“, аутоматски ће се променити у „Хелло“
• Прво слово реченице пише се великим словом: Када је омогућена, ова опција осигурава да нова реченица почиње великим словом. На пример, ако откуцате „Здраво. како си? ’, биће аутоматски исправљено на„ Здраво. Како си?'
• Имена дана пишите великим словима: Ово ће аутоматски променити прво слово назива дана ако унесете мала слова. На пример, Среда би се променило у Среда.
• Исправите случајну употребу тастера Цапс Лоцк: У случају да је Цапс Лоцк укључен и да напишете реченицу, аутоматски ће исправити текст и онемогућити Цапс Лоцк. На пример, ако унесете хЕЛЛО, аутоматски ће се променити у Хелло.
• Замените текст док куцате: Овде Екцел већ има неке често погрешно написане речи (или кратке кодове за неке симболе). На пример, ако откуцате (ц), он се аутоматски претвара у симбол ауторског права. То је зато што је у овој опцији наведено на листи. Можете додати или уклонити речи са листе (више о томе у доњем примеру).

Изузеци за аутоматско исправљање

Иако су ове опције аутоматског исправљања невероватне, понекад ћете можда желети да не делује супер паметно и да их аутоматски исправи.

На пример, ако имате назив марке АТ (где је „с“ малим словима), Екцел би га аутоматски претворио у „Атс“.

Иако волите да се аутоматско исправљање дешава у свим осталим случајевима, ако желите да искључите овај случај, то можете учинити.

На картици Аутоматско исправљање кликните на картицу Изузеци.

У дијалогу Аутоматско исправљање изузетака можете имати две врсте изузетака:

1. Прво слово: Екцел подразумевано пише абецеду после тачке (тачка). Овде можете навести неке изузетке (већ постоји листа уобичајених изузетака).
2. Почетна слова: Ако не желите да се АТ -ови претворе у Атс, то можете навести овде.

Картица Аутоматско форматирање док куцате

Ова картица има три опције (све су омогућене). Све ове три опције су ми корисне.

1. Замените док куцате: Када унесете било коју хипервезу у ћелију, она ће се аутоматски претворити у хипервезу. Понекад онемогућим ову опцију јер често завршим кликом на ћелију за коју је потребно неколико секунди, а затим отвара везу у прегледачу.
2. Пријавите се док радите: Ово ће аутоматски додати нове редове и колоне у Екцел табелу када унесете било шта у ћелију поред оне у табели.
3. Аутоматски као ваш посао: Када унесете формулу у колону у Екцел табели, ова опција ће унети исту формулу (са прилагођеним референцама ћелија) у све ћелије у колони.

Картица Радње

У Мицрософт апликацијама можете да креирате радњу на основу одређене речи или текста.

У Екцелу је доступна само једна врста радње - то је радња датума.

Радња датума значи да ако имате датум у ћелији у Екцелу, можете да кликнете десним тастером миша и добићете неколико радњи које можете да предузмете за тај датум (као што је приказивање тог датума у ​​календару или заказивање састанка у програму Оутлоок ).

Ово би могло бити корисно ако имате листу датума и желите брзо сачувати неке у календару или желите заказати састанак (користећи Оутлоок).

Ова опција је подразумевано онемогућена и морате је омогућити да бисте је могли користити у Екцелу.

Када га омогућите, моћи ћете да га користите у Екцелу. Ако имате датум у ћелији, кликните десним тастером миша и на дну ћете пронаћи опције радњи.

Картица Аутоматско исправљање математике

Баш као што можете уметнути симболе у ​​Екцел ћелију (као што су Делта, Дегрее или Цхецкмарк), такође можете уметнути математичке симболе у ​​једнаџбу.

Ова картица има текст који се аутоматски претвара у наведени математички симбол. На пример, ако откуцате \ сигма, она ће га заменити симболом σ.

Имајте на уму да ово неће радити у ћелијама на радном листу. Ради само са једначинама.

Како додати сопствене речи у Екцел аутоматско исправљање?

Волели бисте да постоје неке речи које су део аутоматског исправљања?

На пример, рецимо да желите да додате реч „дрикн“ у аутоматско исправљање тако да је исправи у „пиће“.

Помоћу корака у наставку можете додати реч за аутоматско исправљање:

1. Кликните на картицу Датотека.
2. Кликните на Опције.
3. У дијалогу Опције изаберите Провера.
4. Кликните на дугме „Опције аутоматског исправљања“.
5. У дијалог Аутоматско исправљање унесите следеће:
   • Заменити: дрикн
   • Са: пити
6. Притисните ДОДАЈ
7. Притисните ОК.

Сада, када у Екцел унесете „дрикн“, он ће се аутоматски исправити на „дринк“.

Пре него што вам покажем неке сјајне примере за коришћење овога, ево неколико ствари које треба да знате о аутоматском исправљању у Екцелу:

• Листа за аутоматско исправљање разликује велика и мала слова. То значи да сте додали реч „дрикн“ да бисте је заменили са „пиће“, радило би само са малим словима. Ако унесете „Дрикн“ или „ДРИКН“, то се неће исправити.
• Ова промена је сачувана у Екцелу и постојала би чак и ако затворите радну свеску и поново је отворите. Ако ово више не желите, морате ручно да га избришете.
• Промена се дешава само када се користи тачна реч. На пример, ако користите „дрикнс“, неће се аутоматски исправити. Да би деловала, реч не сме имати знакове непосредно пре или после ње.
• Када наведете аутоматско исправљање у Екцелу, оно се аутоматски активира у другим МС апликацијама, као што су МС Ворд или МС ПоверПоинт.

Аутоматско исправљање је створено као начин за исправљање уобичајених правописних грешака. Али можете га користити и на неке сјајне начине како бисте уштедели време.

Повезан: Провера правописа у Екцелу.

Испод је неколико корисних примера за коришћење аутоматског исправљања (осим исправљања погрешно написане речи).

Пример 1: Користите Аутоматско исправљање да бисте довршили скраћенице

Замислите да радите за компанију „АБЦ Тецхнологи Цорпоратион Лимитед“.

Ваш посао укључује много уноса података у Екцел и морате пуно пута дневно ручно да откуцате пуни назив компаније.

Без обзира колико брзо куцате, ово би се осећало као губљење времена.

Зар не бисте желели да постоји начин на који можете само да унесете АБЦ (или шта год желите), а Екцел га замени именом компаније?

Овде сјајност Аутоматског исправљања може помоћи.

Скраћеницу можете навести у Аутоматском исправљању и кад год користите ту скраћеницу, Екцел би је аутоматски претворио у наведени текст.

На пример, можете одредити да сваки пут када откуцате АБЦ, Екцел треба аутоматски да га замени са „АБЦ Тецхнологи Цорпоратион Лимитед“.

Нешто као што је приказано испод:

То се дешава када у Екцел додате аутоматско исправљање где треба исправити АБЦ “(као што је приказано испод у дијалогу за аутоматско исправљање).

Шта ако желите да уметнете АБЦ, а не пуно име?

У случају да не желите да аутоматско исправљање промени АБЦ у пуно име, једноставно притисните Цонтрол + З да бисте вратили АБЦ.

Док користите Цонтрол + З ради, најбоље је да изаберете скраћеницу коју вероватно нећете користити у свом раду. Ово осигурава да нема шансе да грешком добијете пуно име (када је све што сте желели био текст скраћенице).

Испод је неколико сценарија у којима овај трик са аутоматским исправљањем може уштедети много времена:

• Можете брзо да унесете имена датотека или имена фасцикли (уместо да их сваки пут копирате).
• Ако имате списак чланова тима, можете користити њихове иницијале да бисте брзо унели њихова имена.

Упозорење: Све опције аутоматског исправљања које наведете у Екцелу активирају се и у другим МС апликацијама, као што су МС Ворд или МС ПоверПоинт. У таквим случајевима најбоље је користити скраћенице које вероватно нећете користити нигде другде.

Пример 2: Брзо уметање симбола (попут степена или делте)

Постоје неки симболи које је тешко уметнути/откуцати у Екцел јер они већ нису доступни на тастатури (као што су симбол степена или делта симбол или тачке за набрајање).

Морате знати пречицу на тастатури (која је често дуга и компликована) или морате користити дијалошки оквир Уметни симбол (за шта је потребно време).

Ако постоје неки симболи које морате често користити, можете користити функцију Аутоматско исправљање да бисте тим симболима дали кодно име или скраћеницу.

Сада када морате да унесете тај симбол, можете једноставно да користите кодно име и он ће се аутоматски исправити на тај симбол.

Испод је пример где користим код ДЕГСИМ за добијање симбола степена у Екцелу.

Да бисте то урадили, направите следећу промену у дијалогу Екцел Аутоматско исправљање:

Пример 3: Брже напишите формуле помоћу аутоматског исправљања

Овај трик (који сам научио са овог блога) је помало смишљен, али ако радите са пуно дугих формула, ово вам може уштедети време.

Испод је формула која ће комбиновати текст три ћелије које су остављене ћелији у којој се користи ова формула:

= ИНДИРЕКТНО (АДРЕСА (РЕД (), ЦОЛУМН ()-3)) & ИНДИРЕКТНО (АДРЕСА (РОВ (), ЦОЛУМН ()-2)) & ИНДИРЕКТНО (АДРЕСА (РОВ (), ЦОЛУМН ()-1))

Сада, ако често морате да креирате формулу попут ове, боље је да направите једноставан код за њу и користите је у Аутоматском исправљању.

У овом случају, користио сам код „цом3“ у аутоматском исправљању да бих добио формулу.

Сада можете користити код „цом3“ да бисте добили целу формулу у неколико притисака на тастере (као што је приказано испод):

Напомена: Као што сам споменуо, ово је нешто што већина вас никада не би морала да користи, али ипак је добар трик да знате (за сваки случај). Горњи пример је стварни случај у коме тренутно користим ово у једном од својих пројеката да уштедим време.

Како потпуно искључити аутоматско исправљање

Иако верујем да је аутоматско исправљање одлична функција, можда није релевантно за све.

А у неким случајевима то може бити иритација. На пример, ако откуцате (ц) или (р) или ™, Екцел аутоматско исправљање ће аутоматски променити текст (у © или ® или ™)

У таквим случајевима најбоље је искључити аутоматско исправљање или барем избрисати услове за које не желите да се аутоматски исправљају.

У наставку су наведени кораци за искључивање аутоматског исправљања:

1. Кликните на картицу Датотека.
2. Кликните на Опције.
3. У дијалогу Опције изаберите Провера.
4. Кликните на дугме „Опције аутоматског исправљања“.
5. У дијалогу Аутоматско исправљање, на картици Аутоматско исправљање, поништите опцију „Замени текст док куцате“.

Напомена: Горе наведени кораци би потпуно искључили функцију аутоматског довршавања где замењује неки текст наведеним текстом. То такође може значити да се те погрешно написане речи више неће исправити.

Како онемогућити/заменити неке речи аутоматским исправљањем

Ако желите да задржите целокупну функцију „Замени текст док куцате“, али желите неке изузетке, можете пронаћи реч на листи и избрисати је ручно (или је уредити).

У наставку су наведени кораци за то:

1. Кликните на картицу Датотека, а затим на Опције (на екрану Датотека који се отвори).
2. У дијалогу Опције изаберите Провера.
3. Кликните на дугме „Опције аутоматског исправљања“.
4. У дијалогу Аутоматско исправљање на картици Аутоматско исправљање изаберите реч коју желите да избришете.
5. Кликните на дугме Избриши.

Такође можете заменити реч у Аутоматском исправљању. На пример, уместо да се (ц) претвори у симбол ауторског права, можете га користити за претварање у реч - ауторско право.

Да бисте реч заменили неким другим текстом, пронађите и промените текст, а затим кликните на дугме Замени.

Како поништити промене аутоматског исправљања у програму Екцел

Ако нешто напишете, а Екцел то промени због аутоматског исправљања, можете вратити оригинални текст притиском на Цонтрол + З.

На пример, чим унесете (ц) у ћелију у Екцелу и притиснете тастер за размак, она ће се одмах претворити у симбол ауторских права.

Али ако сада користите Цонтрол + З, то ће се вратити на (ц) и тако ће остати.

Иако је Аутоматско исправљање функција коју већина корисника програма Екцел никада неће морати да подешава, добро је знати неке начине на које је можете користити за уштеду времена (као што је приказано у примерима).

У последње време сам почео да га користим за неке формуле које су прилично велике, али их често користим (као што је приказано у примеру 3).