Како укључити аутоматско чување у Екцелу (једноставан водич)

Иако се Екцел непрестано побољшава са сваком новом верзијом, још увек постоје случајеви у којима се понекад може отказати (посебно ако радите са великим скупом података).

А понекад, то може бити фактор ван програма Екцел - као што је нестанак струје или систем виси због проблема који није Екцел.

У таквим случајевима, како бисте били сигурни да не губите податке, Екцел има функцију аутоматског чувања - која ће, као што назив говори, аутоматски сачувати ваш рад.

Ако је омогућено аутоматско чување, Екцел ће сачувати ваш рад у редовним интервалима, што ће осигурати да не изгубите много посла (максимално се може изгубити неколико минута рада).

У овом водичу ћу вам показати како укључити аутоматско чување у програму Екцел и све важне ствари које требате знати о томе.

Белешка: Аутоматско чување је нова функција у систему Оффице365, где вам омогућава да сачувате у реалном времену када се датотеке чувају у ОнеДриве или СхареПоинт. У случају да користите претходне верзије (Екцел 2010/2013/2016/2019), имате опцију Сачувај информације о аутоматском опоравку, која није у реалном времену, већ чува ваш рад у редовним интервалима.

Аутоматско спремање против аутоматског опоравка

Аутоматско чување је нова функција у програму Екцел Оффице 365, док је АутоРецовер био и у претходним верзијама.

Аутоматско чување вам омогућава да сачувате свој рад у реалном времену када сачувате Екцел датотеке у ОнеДриве или СхареПоинт.

Напротив, „Сачувај информације о аутоматском опоравку“ је опција која аутоматски чува ваш рад сваких 10 минута (или било који временски период који наведете). Ако је ова опција омогућена, она ће задржати привремену копију вашег рада и чувати је сваких 10 минута.

У случају да се систем неочекивано искључи, и даље ћете моћи да опоравите привремено сачувану датотеку (помоћу функције Аутоматско обнављање).

У овом водичу ћу покрити обе ове функције.

Укључите Аутоматско чување у програму Екцел у оквиру за дијалог Опције

Можете да омогућите аутоматско чување, као и да сачувате информације о аутоматском опоравку (тј. За аутоматско чување датотека у одређеном временском интервалу) у Екцелу из дијалога Опције. Када то учините, ово ће бити укључено за све радне свеске које радите на том систему.

Запамтите да је аутоматско чување доступно само корисницима Оффице365. Ако немате О365, можете користити само Аутоматско обнављање.

У наставку су наведени кораци за укључивање аутоматског спремања у програму Екцел:

1. Кликните на картицу Датотека
2. Кликните на Опције
3. У дијалогу Опције програма Екцел кликните на опцију Сачувај са леве стране
4. Потврдите избор у пољу за потврду „Сачувај информације о аутоматском опоравку сваки пут“. Подразумевано, вредност је 10 минута, али можете изабрати нижу или већу вредност ако желите.
5. Проверите опцију - „Аутоматско чување датотека ОнеДриве и СхареПоинт Онлине подразумевано у Екцелу“. Ова опција ради само за Оффице 365 и чува ваш рад у реалном времену (сваких неколико секунди)
6. Притисните У реду

Горе наведени кораци ће осигурати да се ваш рад аутоматски сачува након сваких 10 минута.

Имајте на уму да ваше датотеке „Аутоматско чување датотека ОнеДриве и СхареПоинт Онлине према заданим поставкама у програму Екцел“ морају да буду у најновијем формату датотеке (тј. КСЛСКС, а не КСЛС).

Друге корисне опције које можете користити:

• Задржите последњу верзију аутоматског опоравка ако је затворим без чувања: Док Екцел чува ваш рад сваких 10 минута (када је укључено аутоматско спремање), омогућавање ове опције осигурат ће да нећете изгубити ни посао између тих 10 минута (у случају пада система или нестанка струје). Када је омогућено, Екцел ће вам показати опцију за аутоматско опоравак свих несачуваних датотека/података.
• Локација аутоматског опоравка датотеке: Ово је локација на којој Екцел спрема несачуване датотеке. Ову локацију можете променити ако желите. У случају да нисте администратор, ово можда нећете моћи да промените.

Када је омогућено аутоматско чување (са датотекама сачуваним на Онедриве -у или СхареПоинт -у), нећете видети упит за чување несачуваних промена када затворите датотеку (пошто се те промене чувају сваких неколико секунди).

Такође, у случају да у датотеку додајете ВБ код (макро), аутоматско чување би се зауставило и приказаће вам упит да сачувате ову датотеку као макронаредбу (.клсм формат)

Аутоматско чување сада омогућава корисницима програма Екцел да деле датотеке и врше промене у реалном времену. Такође, можете видети историју верзија и вратити се на било коју претходну верзију ако желите. Када отворите стару датотеку користећи историју верзија, она ће се отворити као Само за читање и можете је сачувати под новим именом ако желите.

Додавање аутоматског чувања у КАТ (за Оффице 365)

Ако користите ОнеДриве или СхареПоинт, можете и да додате опцију Аутоматско чување на траци са алаткама за брзи приступ (доступно само у Оффице 365).

Ово вам омогућава да омогућите аутоматско чување (у СхареПоинт или ОнеДриве) једним кликом (то је дугме за пребацивање).

Иако сам открио да је подразумевано доступан у мојој претплати на Оффице365, у случају да га немате, можете додати аутоматско чување на траку са алаткама за брзи приступ помоћу корака у наставку:

1. Кликните на икону Прилагоди траку са алаткама за брзи приступ
2. Кликните на опцију Аутоматски сачувај

У случају да не видите опцију „Аутоматски сачувај“ у падајућем менију, кликните на Још команде и користите дијалошки оквир Екцел опције да бисте додали опцију Аутоматско чување у КАТ.

Проблем са аутоматским чувањем (Сачувај као вс сачувај копију)

Када омогућите аутоматско чување и сачувате датотеку у ОнеДриве или СхареПоинт, приметићете да више не видите опцију „Сачувај као“. Уместо тога, видите опцију „Сачувај копију“ (више о томе овде)

Када је аутоматско чување омогућено и ваш рад се чува сваких неколико секунди, неће бити могуће извршити неке измене и сачувати га као нову датотеку.

На пример, ако почнете са старом датотеком, радите на њој 20 минута и сачувате копију, имаћете стару датотеку, као и нову датотеку са 20 минута најновијег рада. Али то није могуће ако је омогућено аутоматско чување где се ваш рад чува сваких неколико секунди.

Због тога сада имате „Сачувате копију‘Опцију коју можете користити за креирање копије, а затим за измене.

У случају да ваше Екцел датотеке нису на ОнеДриве -у или СхареПоинт -у, и даље ћете видети опцију „Сачувај као“.

Коришћење алата трећих страна, као што су ДропБок или Гоогле диск

Такође можете добити опције историје верзија Екцел датотека са опцијама за складиштење, као што су Дропбок и Гоогле диск.

Ови алати једноставно проверавају да ли је дошло до промена у датотеци и чувају претходну верзију. Затим се можете вратити на ове верзије ако желите.

Једна од предности коришћења ових алата независних произвођача је та што можете лако сарађивати са људима који не користе ОнеДриве.

Пошто многи обично преферирају Гоогле диск и Дропбок у односу на ОнеДриве, ово помаже када радите са тимовима/клијентима који користе ове опције.

Једино упозорење је да не чувате поверљиве податке на овим услугама за складиштење у облаку.

Аутоматски сачувај датотеку пре затварања помоћу ВБА

Аутоматско чување је невероватна функција и чини рад са Екцелом без стреса - знајући да се подаци неће изгубити.

У случају да немате Оффице 365 (што значи да немате ни функцију аутоматског чувања), мораћете да се ослоните на Екцел -ову функцију аутоматског опоравка.

Друга могућност коју можете користити је постављање једноставног ВБА кода који осигурава да је датотека сачувана пре него што је затворите. Ово осигурава да нећете изгубити посао јер сте затворили датотеку пре него што је сачувате.

Напомена: Ово би имало смисла само ако не користите Оффице 365 са ОнеДриве или СхареПоинт. Ако јесте, увек се можете вратити на претходне верзије, а датотеке се ионако аутоматски чувају.

Испод су кораци помоћу којих ВБА чува датотеку пре затварања радне свеске:

1. Отворите радну свеску у којој желите да омогућите чување овог ВБА кода пре затварања.
2. Држите тастер АЛТ и притисните тастер Ф11 (или Цомманд + Оптион + Ф11 на Мацу). Ово отвара ВБ Едитор.
3. Двапут кликните на објект ТхисВоркбоок (за датотеку у коју желите да додате овај код) у Пројецт Екплореру
4. Копирајте и залепите доњи код у прозор овог кода ТхисВоркбоок:

   Привате Суб Воркбоок_БефореЦлосе (Цанцел Ас Боолеан) ТхисВоркбоок.Саве Енд Суб

5. Затворите ВБ Едитор

Сада, када дође до било какве промене у радној свесци и затворите је пре чувања, прво ће покренути овај код (пошто је ово ВБА догађај који се покреће на основу догађаја - који се у овом случају затвара). Овај код ће прво сачувати радну свеску, а затим је затворити.

У случају да претходно нисте сачували датотеку, ово ће приказати упит који ће од вас тражити да наведете локацију на којој треба да се сачува датотека.

У случају да не желите да препишете постојећу датотеку, можете и да измените код тако да сачува датотеку са временском ознаком. На овај начин ваш рад неће бити изгубљен, а можете се и вратити на претходну верзију.

Испод је ВБА код који ће сачувати датотеку са датумом и ознаком времена у имену датотеке:

Привате Суб Воркбоок_БефореЦлосе (Цанцел Ас Боолеан) вбнаме = ТхисВоркбоок.Наме тиместамп = Формат (Нов, "ддмммиии-ххммсс") ТхисВоркбоок.СавеАс тиместамп & вбнаме Енд Суб

Ово ће сачувати нову датотеку са временском ознаком у имену на истој локацији на којој је сачувана стара датотека. Ако желите да се датотека сачува у одређеном фолдеру, можете навести ту локацију у коду.

Дакле, ово је све што треба да знате о омогућавању аутоматског чувања у Екцелу и ефикасној употреби. А ако не користите Оффице 365 и стога немате аутоматско чување, још увек можете да конфигуришете опције аутоматског опоравка и опоравите све несачуване датотеке. Такође, ВБА код се може користити за аутоматско чување датотека као копија када их затворите.

Надам се да вам је овај водич био користан!