10 супер уредних начина за чишћење података у Екцел табелама

Гледајте видео - 10 начина за чишћење података у Екцелу

Подаци чине окосницу сваке анализе коју радите у Екцелу. А што се тиче података, постоји много ствари које могу кренути наопако - било да се ради о структури, положају, обликовању, додатним размацима итд.

У овом посту на блогу ћу вам показати 10 једноставних начина чишћења података у Екцелу.

#1 Ослободите се додатних простора

Додатне просторе је болно тешко уочити. Иако можете некако уочити додатне размаке између речи или бројева, крајњи размаци нису ни видљиви. Ево згодног начина да се решите ових додатних простора - Користите функцију ТРИМ.

Синтакса: ТРИМ (текст)

Екцел ТРИМ функција узима референцу ћелије (или текст) као улаз. Он уклања водеће и задње размаке, као и додатне размаке између речи (осим појединачних размака).

#2 Изаберите и третирајте све празне ћелије

Празне ћелије могу да изазову пустош ако се претходно не третирају. Често се суочавам са проблемима са празним ћелијама у скупу података који се користи за креирање извештаја/контролних табли.

Можда ћете желети да попуните све празне ћелије са „0“ или „Није доступно“ или једноставно желите да их означите. Ако постоји огроман скуп података, ручно извођење овог поступка могло би потрајати сатима. Срећом, постоји начин да одаберете све празне ћелије одједном.

1. Изаберите цео скуп података
2. Притисните Ф5 (отвара се дијалошки оквир Иди на)
3. Кликните на дугме Специал… (доле лево). Ово отвара дијалог Го то Специал
   
4. Одаберите Бланк и кликните ОК
   

Ово одабире све празне ћелије у вашем скупу података. Ако желите да унесете 0 или Није доступно у све ове ћелије, само унесите и притисните Цонтрол + Ентер (запамтите ако притиснете само ентер, вредност се убацује само у активну ћелију).

#3 Претворите бројеве ускладиштене као текст у бројеве

Понекад, када увозите податке из текстуалних датотека или спољних база података, бројеви се чувају као текст. Такође, неки људи имају обичај да користе апостроф (‘) пре броја да би га учинили текстом. Ово може створити озбиљне проблеме ако ове ћелије користите у прорачунима. Ево начина на који можете да претворите ове бројеве сачуване као текст назад у бројеве.

1. У било коју празну ћелију откуцајте 1
2. Изаберите ћелију у коју сте унели 1 и притисните Цонтрол + Ц.
3. Одаберите ћелију/распон који желите претворити у бројеве
4. Изаберите Залепи -> Посебно залепи (Пречица на тастатури - Алт + Е + С)
5. У оквиру Специјални дијалошки оквир за лепљење изаберите Више (у категорији операције)
   
6. Притисните ОК. Ово претвара све бројеве у текстуалном формату назад у бројеве.

Постоји још много тога што можете учинити са опцијама специјалних операција лепљења. Ево различитих других начина за множење у Екцелу помоћу посебне пасте.

#4 - Уклоните дупликате

Са дупликатом података можете учинити 2 ствари - Означите то или Избриши то.

• Истакни дуплиране податке:
  • Одаберите податке и идите на Почетна -> Увјетно обликовање -> Правила за означавање ћелија -> Дуплициране вриједности.
  • Наведите обликовање и све дупликате вредности ће бити истакнуте.
    
• Брисање дупликата у подацима:
  • Изаберите податке и идите на Подаци -> Уклони дупликате.
  • Ако ваши подаци имају заглавља, проверите да ли је потврђен избор у горњем десном углу.
  • Изаберите колоне из којих желите да уклоните дупликате и кликните на дугме У реду.
    

Ово уклања дупле вредности са листе. Ако желите да оригинална листа остане нетакнута, копирајте и залепите податке на неку другу локацију, а затим то учините.

Повезан: Врхунски водич за проналажење и уклањање дупликата у програму Екцел.

#5 Грешке у истицању

Постоје 2 начина на које можете означити грешке у подацима у Екцелу:

Коришћење условног обликовања

1. Изаберите цео скуп података
2. Идите на Почетна -> Условно обликовање -> Ново правило
3. У дијалогу „Ново правило обликовања“ изаберите „Форматирај само ћелије које садрже“
4. У опису правила изаберите Грешке са падајућег менија
5. Подесите формат и кликните на ОК. Ово истиче сваку грешку у изабраном скупу података
   

Коришћење Иди на посебно

1. Изаберите цео скуп података
2. Притисните Ф5 (отвара се оквир за дијалог Иди на)
3. Кликните на Специјално дугме у доњем левом углу
4. Одаберите Формуле и поништите одабир свих опција осим грешака
   

Ово одабире све ћелије које имају грешку. Сада их можете ручно означити, избрисати или уписати било шта.

#6 Промените текст у Доња/Горња/Правилна слова

Када наследите радну свеску или увезете податке из текстуалних датотека, често називи или наслови нису конзистентни. Понекад би сав текст могао бити малим/великим словима или би могао бити комбинација оба. Лако можете учинити све доследним коришћењем ове три функције:

ЛОВЕР () - Претвара сав текст у мала слова.
ГОРЊЕ () - Претвара сав текст у велика слова.
ПРОПЕР () - Претвара сав текст у одговарајућа слова.

#7 Рашчланите податке помоћу текста у колону

Када добијете податке из базе података или их увезете из текстуалне датотеке, може се догодити да је сав текст скучен у једној ћелији. Овај текст можете рашчланити у више ћелија помоћу функције Текст у колону у Екцелу.

1. Изаберите податке/текст који желите да рашчланите
2. Идите на Подаци -> Текст у колону (отвара се чаробњак за текст у колоне)
   • Корак 1: Одаберите тип података (одаберите Разграничено ако ваши подаци нису на једнаком размаку и одвојени су знаковима као што су зарез, цртица, тачка …). Кликните на дугме Даље
     
   • Корак 2: Изаберите Делимитер (знак који раздваја ваше податке). Можете изабрати унапред дефинисани граничник или било шта друго помоћу опције Остало
     
   • Корак 3: Изаберите формат података. Такође изаберите одредишну ћелију. Ако одредишна ћелија није изабрана, тренутна ћелија се преписује
     

Повезан: Издвојите корисничко име из ид е -поште користећи текст у колону.

#8 Провера правописа

Ништа не умањује веродостојност вашег рада од правописне грешке.

Користите тастерску пречицу Ф7 да бисте покренули проверу правописа за свој скуп података.

Ево детаљног водича о томе како користити проверу правописа у Екцелу.

#9 Избришите све форматирање

У свом послу користио сам више база података да бих податке добио у екцелу. Свака база података је имала своје форматирање података. Када имате све податке на свом месту, ево како можете избрисати све форматирање одједном:

1. Изаберите скуп података
2. Идите на Почетна -> Обриши -> Обриши формате
   

Слично томе, можете избрисати и само коментаре, хипервезе или садржај.

#10 Користите Финд анд Реплаце за чишћење података у Екцелу

Проналажење и замена су неопходни када је у питању чишћење података. На пример, можете изабрати и уклонити све нуле, променити референце у формулама, пронаћи и променити обликовање итд.

Прочитајте више о томе како се функција Финд анд Реплаце може користити за чишћење података.

Ово је мојих 10 најбољих техника за чишћење података у Екцелу. Ако желите да научите још неке технике, ево водича МС Екцел тима - Чисти податке у Екцелу.

Ако имате још неке технике које користите, поделите их са нама у одељку за коментаре!