Омогућите условни унос података у програму Екцел помоћу провере података

Екцел је више од алата за унос података. Али ако говорите само о уносу података у Екцелу, то је проклето добро. Користећи валидацију података, можете омогућити унос података у ћелије на основу унапред дефинисаних услова.

Условни унос података у Екцел -у помоћу провере података

Ево неколико примера правила условног уноса података:

• Дозволи унос података само са унапред дефинисане листе (користећи падајуће листе).
• Дозволите унос података само када су наведене ћелије попуњене.
• Дозволи унос ДАТЕ само између два наведена датума.

Такође можете комбиновати више услова за креирање правила за унос података.

Ова врста условног уноса података у Екцелу може се извршити помоћу функције провере података у Екцелу. Може омогућити унос података у наведене ћелије само када су наведени услови испуњени, иначе показује грешку.

Дозволи унос података са унапред дефинисане листе

Можете ограничити корисника да бира са листе стварањем падајуће листе. На пример, претпоставимо да имате списак земаља као што је приказано у наставку и желите да дозволите унос само једног од ових имена у ћелију Ц1:

Можете креирати падајућу листу која ће ограничити уносе само на оне наведене на листи. Ако покушате да унесете било који други текстуални низ, приказаће се грешка (као што је приказано испод):

Ево како можете да направите падајућу листу:

• Изаберите ћелију у којој желите да прикажете падајућу листу. У овом примеру то су ћелије Ц1.
• Идите на Подаци -> Алати за податке -> Валидација података.
  
• У дијалогу за проверу ваљаности података изаберите картицу поставки и извршите следеће промене:
  • Дозволи: Листа
  • Извор: $ А $ 1: $ А $ 6 (можете користити опсег где имате податке).
  • Занемари празно: Означено (поништите ово ако не желите да корисник унесе празно).
  • Падајући мени у ћелији: Означено (ово би омогућило функцију падајућег менија).
    

Ово ће створити падајућу листу у изабраној ћелији.

Сада их можете изабрати са падајуће листе или ручно унети податке у њу. Ако унесете податке који нису из изворних података, приказаће се грешка.

ОПРЕЗ: Ако копирате и залепите ћелију која има правила за проверу ваљаности података, правила за проверу података нестају.

Унос података када се попуни зависна ћелија

То може бити случај када желите да корисник иде у низу и попуни образац/упитник/анкету.

Рецимо да имам нешто као што је приказано испод:

У овом скупу података желим да корисник прво унесе име (име и презиме је обавезно), а затим пређе на попуњавање датума. Ако корисник прескочи унос имена, желим да прикажем грешку (као што је приказано испод):

То се лако може учинити помоћу валидације података. Да уради ово:

• Изаберите ћелију на коју желите да примените овај услов. У горњем примеру то је ћелија Б5.
• Идите на Подаци -> Алати за податке -> Валидација података
  У дијалогу за проверу ваљаности података изаберите картицу поставки и извршите следеће промене:
  • Дозволи: Прилагођено
  • Формула: = АНД ($ Б $ 1 ””, $ Б $ 3 ””).
  • Занемари празно: Није означено (уверите се да није означено, иначе неће радити).

У овом случају користили смо функцију АНД која проверава да ли су и Б1 и Б3 већ попуњени. Ако не, онда приказује грешку.

ОПРЕЗ: Ако копирате и залепите ћелију која има правила за проверу ваљаности података, правила за проверу података нестају.

Унос датума између два наведена датума

У валидацију података постоји уграђена функција која ће вам то омогућити. Можете одредити горње и доње ограничење датума, а ако корисник унесе датум који је изван овог распона, он/она ће добити грешку.

Да уради ово:

• Изаберите ћелију на коју желите да примените овај услов. У горњем примеру то је ћелија Б5.
• Идите на Подаци -> Алати за податке -> Валидација података
  У дијалогу за проверу ваљаности података изаберите картицу поставки и извршите следеће промене:
  • Дозволи: Датум
  • Подаци: Између
  • Датум почетка: Овде унесите датум почетка (било који датум пре овог датума неће бити прихваћен).
  • Датум завршетка: Овде унесите датум завршетка (било који датум после овог датума неће бити прихваћен).

Такође можете користити референцу ћелије или формулу за навођење датума. На пример, можете користити функцију ТОДАИ () као једно од ограничења датума (ако желите доњу границу за тренутни датум).

Будући да Екцел складишти датуме као бројеве, уместо датума можете користити и бројеве. На пример, уместо 01-01-2015, можете користити и број 42005.

ОПРЕЗ: Ако копирате и залепите ћелију која има правила за проверу ваљаности података, правила за проверу података нестају.

Услови за више уноса података

Такође можете комбиновати више услова. На пример, рецимо да желите да унесете датум у ћелију Б5 са следећим условима:

• Име и Презиме је корисник већ попунио.
• Унети датум је између 01-01-2015 и 10-10-2015.

Да уради ово:

• Изаберите ћелију на коју желите да примените овај услов. У горњем примеру то је ћелија Б5.
• Идите на Подаци -> Алати за податке -> Валидација података
• У дијалогу за проверу ваљаности података изаберите картицу поставки и извршите следеће промене:
  • Дозволи: Прилагођено
  • Формула: = АНД ($ Б $ 1 ””, $ Б $ 3 ””, Б5> = ДАТЕ (2015,10,1), Б5 <= ДАТЕ (2015,10,10))
  • Занемари празно: Није означено (уверите се да није означено, иначе неће радити)

Ова формула проверава четири услова - да ли су две ћелије (Б1 и Б3 већ попуњене и да ли је датум унесен у ћелију Б5 унутар наведеног опсега датума).

ОПРЕЗ: Ако копирате и залепите ћелију која садржи правила за проверу ваљаности података, правила за проверу ваљаности података нестају.

Слично томе, можете да креирате и тестирате више услова док дозвољавате унос података у Екцел.

Можда ће вам се допасти и следећи Екцел савети и водичи:

• Образац за унос података програма Екцел.
• Коришћење падајућих листа у Екцелу.
• 100+ питања и одговори у Екцел интервјуу.