8 начина да смањите величину датотеке Екцел (то заиста функционише)

Познато је да радне књиге у Екцелу постају болно споре и тешке јер јој се додаје више података/формула/слика.

Понекад се лако ослободите додатне мрље и задржите величину Екцел датотеке под контролом, а понекад није.

А пошто Екцел није алатка заснована на вебу, већина нас ради и сарађује слањем Екцел датотека путем е-поште. И велику Екцел датотеку која тежи 50 МБ може бити тешко поделити са колегама/клијентима.

У мом последњем послу користили смо Лотус Нотес клијент е-поште, који споро пужи, и слање тешких Екцел датотека преко тога је било мучење.

Иако не постоји магичан начин за смањење величине Екцел радне свеске, постоји неколико техника које можете користити за резање неке мрвице.

Напомена: Утицај ових техника на смањење величине Екцел датотеке зависиће од ваших података. Некима то може помоћи да смањи величину за 50%, а некима може само да смањи величину за 5%.

Савети за смањење величине Екцел датотеке

Испод су технике које можете користити за смањење величине датотеке радне књиге програма Екцел.

За сваки савет сам урадио неко тестирање и додао сам снимке да бих вам показао утицај на величину датотеке. Резултати које добијете разликовали би се у зависности од ваших података и датотека.

На основу радне свеске можете користити један или више ових савета.

Уклоните непотребне радне листове/податке

Најбоља решења су често и најлакша.

Ова техника је више здравог разума, а мање чаробњаштва у Екцелу.

Ако имате Екцел радну свеску која има неке радне листове који нису потребни (и који се не користе у било којој формули), погледајте можете ли их се решити.

Ово има директну корелацију са величином датотеке Екцел. Дакле, чим избришете неке радне листове и сачувате радну свеску, одмах ћете видети смањену величину датотеке.

Резултати теста:

Направио сам Екцел датотеку са 10 радних листова где сваки радни лист има 2,6 милиона тачака података (26 колона са 100 000 тачака података у свакој колони).

Резултирајућа величина ове радне свеске је 143 МБ (и потребно је доста времена да се сачува и отвори).

Кад сам обрисао пет листова, величина се смањила за пола (дух).

Као што видите, подаци које имате на радном листу имају директну корелацију са величином датотеке.

Претвори у бинарни формат (КСЛСБ)

Да ли знате да само чувањем Екцел датотеке у КСЛСБ формату можете смањити величину датотеке?

Да то је истина.

Све што треба да урадите је да приликом чувања радне свеске користите формат .клсб.

Ево корака за то:

1. Кликните на картицу Датотека.
2. Кликните на Сачувај као.
3. Кликните на Прегледај.
4. У дијалогу Сачувај као промените тип датотеке у Екцел бинарну радну свеску (.клсб)

Резултати теста

Имао сам Екцел радну свеску која је заузела 14,6 МБ простора.

Након претварања исте датотеке у КСЛСБ формат, успео сам да смањим величину на 10,4 МБ (смањење величине за ~ 28%).

Шта је КСЛСБ?

Када сачувате Екцел датотеку (.клск или .клсм), она се чува у КСМЛ формату.

На пример, ако променим екстензију датотеке КСЛСКС у ЗИП, а затим је отворим, добијам ово.

А ако даље одем у фасциклу „кл“, а затим у фасциклу радног листа, показаће ми се радни листови у тој радној свесци (а ти радни листови се чувају као КСМЛ документ).

Урадимо исто са КСЛСБ датотеком.

Зато прво мењам екстензију датотеке у ЗИП, затим је отварам и лоцирам схеет1. Ево шта добијате:

Приметићете да и КСЛСКС и КСЛСБ чувају радни лист у другом формату.

КСЛСКС/КСЛСМ га чува као КСМЛ датотеку, а КСЛСБ као бинарну (.бин) датотеку.

И без превише техничке, КСМЛ датотеке су велике величине у поређењу са бинарном датотеком.

Дакле, када сачувате Екцел радну свеску у КСЛСБ формату, величина датотеке се смањује. У нашем горњем примеру, смањење величине је било ~ 30%.

КСЛСБ вс КСЛСКС/КСЛСМ

Што се тиче коришћења КСЛСБ формата, смањење величине је велика предност. Али морате бити мало опрезни при раду са КСЛСБ форматом.

Предности КСЛСБ формата:

1. Смањује величину датотеке Екцел. Ово може бити корисно када имате велике датотеке и желите да их делите путем е -поште. Величину можете брзо смањити спремањем у КСЛСБ.
2. КСЛСБ датотеке се отварају и чувају брже од КСМЛ датотеке. На основу ограничених тестова које сам урадио, КСЛСБ датотеке су се брже отварале и штеделе 25% -50% брже. Ова разлика је приметна само у великим Екцел датотекама. Са мањим датотекама, КСЛСБ и КСЛСКС су брзи.

Иако КСЛСБ изгледа одлично, постоји неколико разлога због којих бисте се требали држати кориштења КСЛСКС/КСЛСМ датотека:

1. Са КСЛСБ форматом, не можете знати да ли има макро или не. То га чини ризичнијим јер га неко може користити за извршавање злонамерног кода.
2. КСЛСБ датотеке су кодиране у власничком формату датотеке за смеће, док је КСМЛ формат датотеке за читање отвореног кода. То значи да ако користите алате независних произвођача са Екцелом, боље је користити КСМЛ формат.
3. Повер Куери не може читати податке из КСЛСБ датотеке. Дакле, ако користите Повер Куери, боље је да ваши подаци буду у КСЛСКС/КСЛСМ форматима.

По правилу, ако је величина ваше датотеке мала (мања од 5 МБ), боље је да се држите КСЛСКС/КСЛСМ формата.

На основу онога што сам чуо од људи и прочитао на многим форумима, многи људи радије користе КСЛСБ као формат датотеке када је у питању коришћење програма Екцел.

Ево доброг чланка о разумевању КСЛСБ формата.

Уклоните непотребне формуле

Превише формула ће повећати вашу датотеку радне свеске.

Дакле, ако имате скуп података који вам је потребан, али вам не требају формуле у њему, боље је претворити ове формуле у вредности.

Ево корака за брзо претварање формула у вредности у Екцелу:

1. Изаберите цео радни лист/скуп података.
2. притисните Ф5 кључ.
3. У дијалогу Иди на, кликните на „Посебно“.
4. У дијалогу Иди на специјално изаберите Формуле.
5. Притисните ОК.

Горе наведени кораци би изабрали све ћелије које у себи имају формулу.

Сада користите доње кораке за претварање ових формула у вредности:

1. Копирајте изабране ћелије (цонтрол + Ц)
2. Кликните на картицу Почетна.
3. У групи Међуспремник кликните на Залепи.
4. Кликните на икону Пасте Валуе.

Горе наведени кораци би претворили све ћелије са формулама у вредности.

Резултати теста

Направио сам Екцел датотеку са 2,7 милиона тачака података (1048576*26), а затим додао три колоне са формулама (ЗБИР, ЦОУНТ и ПРОСЕК).

Затим сам претворио ове формуле у вредности и сачувао датотеку са другим именом.

Испод је резултат:

Датотека без формула је величине ~ 8% мање (и имајте на уму да сам имао само 3 колоне формула).

У случају да имате много формула, то се може повећати величини.

БЕЛЕШКА: Променљиве формуле заиста могу повећати вашу датотеку. Као део теста, када сам заменио формулу СУМ променљивом формулом (ОФФСЕТ), то је довело до скока величине датотеке (са 186 МБ на 198 МБ). Дакле, ако имате променљиве формуле које можете заменити нехлапљивим формулама или их можете претворити у вредности, то ће вам помоћи да смањите величину датотеке.

Компримовање слика (пре и после отпремања)

Ако радите са Екцел датотекама које садрже слике, морате да оптимизујете те слике и уверите се да је величина мања.

Проблем са сликама је у томе што док их компримујете долази и до смањења квалитета, што можда не желите.

Када радите са сликама, најбољи начин да задржите ниску величину Екцел датотеке је компримовање слика пре него што их уметнете у Екцел.

Добар мрежни алат за то је ТиниПНГ (или можете користити Пхотосхоп или било који други сличан алат).

То је бесплатан алат који може смањити величину слике за до 90% и још увек одржава пристојан квалитет слике.

Испод је снимак екрана на којем сам успио компримирати слику величине од 3,9 МБ до 331 КБ уз минималан губитак квалитете.

Након што отпремите ове компримоване слике у Екцел, можете их додатно компримирати помоћу уграђене опције у Екцелу.

Ево корака за компримовање слике у Екцелу:

1. Одаберите слику коју желите компримирати.
2. Кликните на картицу Формат алата за слике. Ово је контекстуална картица која се појављује само када кликнете на слику.
3. У групи Прилагоди кликните на опцију „Компримирај слику“.
4. У дијалогу Компримовање слика:
   • Поништите одабир „Примијени само на ову слику“ ако желите компримирати све слике у радној књизи.
   • Одаберите Е -пошта (96 ппи) за максималну компресију.
5. Притисните ОК.
6. Сачувајте датотеку.

Ово ће компримирати све слике и помоћи вам да смањите величину датотеке у Екцел радној свесци.

Резултати теста:

Користио сам опцију импресс имге у Екцелу користећи једну слику.

Испод су резултати:

Коришћењем опције слике компримовања, величина датотеке је смањена са 445 КБ на 43 КБ (~ 90% смањење величине датотеке).

То ће зависити и од слике. Компримована слика можда неће довести до великог смањења величине.

Уклоните заокретну кеш меморију да бисте уштедели простор

Ако радите са изведеним табелама и борите се са великим Екцел датотекама, знање о изведеној кеш меморији може бити корисно.

Када креирате изведену табелу помоћу скупа података, Екцел аутоматски ствара изведену кеш меморију.

Пивот кеш је објекат који садржи реплику извора података.

Иако га не видите, он је део радне свеске и повезан је са изведеном табелом. Када унесете било какве промене у изведену табелу, она не користи извор података, већ користи изведену кеш меморију.

Иако мислите да сте директно повезани са изворним подацима, у стварности приступате изведеној кеш меморији (а не изворним подацима) када уносите промене у изведену табелу.

Пошто стварате реплику скупа података, потребно је мало простора.

Дакле, чим креирате изведену табелу, приметићете да се величина Екцел датотеке повећава.

У горњем примеру, чим додам изведену табелу, величина датотеке се повећава двоструко.

Сада постоје два начина на која можете смањити величину датотеке при раду са изведеним табелама.

1. Сачувајте изворне податке и избришите изведену кеш меморију
2. Задржите заокретну кеш меморију и избришите изворне податке

Погледајмо обе ове технике.

Задржите изворне податке и избришите изведену кеш меморију

Када завршите са изведеном табелом и сачувате је, можете приморати Екцел да сачува само изворне податке и резултујућу изведену табелу, а не и изведену кеш.

Ово ће учинити вашу Екцел датотеку лакшом и имате начин да поново направите заокретну кеш меморију када вам следећи пут затреба.

Испод је разлика у величини када сачувате Екцел датотеку са и без изведене кеш меморије.

Ево корака до НЕ сачувајте заокретну кеш меморију:

1. Изаберите било коју ћелију у изведеној табели.
2. Кликните на картицу Анализа.
3. Кликните на икону „Опције“ изведене табеле.
4. У дијалогу Опције изведене табеле кликните на картицу Подаци.
5. У опцијама података изведене табеле, поништите избор „Сачувај изворне податке са датотеком“. Ова опција осигурава да заокретна кеш меморија неће бити сачувана када сачувате радну свеску (и помаже у смањењу величине Екцел датотеке).
6. Означите опцију - „Освежи податке при отварању датотеке“. Ова опција осигурава да чим се отвори радна свеска, изведена табела се освежи и изведена кеш меморија аутоматски генерише. Ако не означите ову опцију, мораћете ручно да освежите изведену табелу да бисте генерисали изведену кеш меморију.
7. Притисните ОК.

Сада када сачувате датотеку са изведеном табелом, приметићете смањену величину датотеке.

Задржите заокретну предмеморију и избришите изворне податке

Други начин за смањење величине Екцел датотеке је брисање изворних података изведене табеле и задржавање само изведене кеш меморије.

Ово функционише као заокретна предмеморија је пресликана слика ваших података и не приступате изворним подацима када уносите измене у изведену табелу, уместо тога користите заокретну кеш меморију.

Испод су резултати када сам сачувао Екцел датотеку без изворних података.

Да бисте то урадили, само избришите податке (брисањем података или радног листа који садржи те податке).

Када желите да вратите изворне податке, двапут кликните на ћелију „Велики укупни износ“ изведене табеле и она ће тренутно генерисати цео скуп података на новом радном листу.

Компримовање датотеке (ЗИП ИТ)

Ово можете учинити изван Екцел апликације.

Када зипујете Екцел датотеку, одмах ћете видети смањење величине за око 10-15%.

Затим можете да делите ову зип датотеку путем е -поште, а особа која је прими може распаковати датотеку и користити Екцел радну свеску.

Ево корака за зипање Екцел датотеке (за Виндовс):

1. Десним тастером миша кликните Екцел датотеку
2. Задржите показивач на опцији Пошаљи на.
3. Кликните на опцију „Компримована (зипована) фасцикла“.

Ово ће креирати зип датотеку за изабрану Екцел радну свеску.

Такође ћете приметити смањење величине датотеке (као што је приказано испод).

Резултати теста

Овом техником сам успео да смањим величину датотеке Екцел радне свеске за 8%.

Ова техника боље функционише за датотеке које су у опсегу од 20-50 МБ. Како се величина датотеке повећава, процентуално смањење није велико.

Уклоните обликовање података

Форматирање података, као што је примена боје позадине или додавање обруба или промена стила фонта, може додати величину датотеке.

Иако сам, на основу мојих тестова, приметио да то нема велики утицај.

Испод су величине две Екцел радне свеске, једна са 2,6 милиона тачака података (на једном радном листу), а друга са истим подацима, али обликовањем које се на њу примењује (боја ћелије, обруб и курзив).

Резултати теста

Видите да разлика између ове две датотеке није тако велика (мада има утицаја када имате много података).

Датотека са подацима је 14,6 МБ, а датотека са подацима и форматирањем 14,9 МБ.

Дакле, ако желите да смањите величину датотеке у Екцел радној свесци, можете потражити форматирање које вам није потребно. Уклањањем можете уштедети мало простора на диску.

Ево корака за тренутно уклањање свих форматирања, а да подаци остану нетакнути:

1. Изаберите цео скуп података (из којег желите да уклоните обликовање).
2. Кликните на картицу Почетна.
3. У групи Уређивање кликните на „Обриши“.
4. Кликните на „Обриши формате“.
5. Сачувајте радну свеску.

Уклоните условно обликовање

Као и обично обликовање података, условно обликовање такође повећава величину датотеке.

Међутим, на основу мојих тестова, приметио сам да је разлика мања (осим ако немате више правила која се примењују на више листова са огромним скуповима података).

Ипак, добра је идеја уклонити условно обликовање из било којег скупа података где вам није потребан.

Осим величине, постоји још један добар разлог за уклањање условног обликовања - СПЕЕД.

Условно обликовање је променљиво и сваки пут када дође до било какве промене на радном листу, оно се поново израчунава. Ово може довести до спорије радне свеске.

Резултати теста

Направио сам датотеку са 27,2 милиона тачака података и на њу применио 5 правила условног обликовања.

Чини се да је разлика у величини само неколико КБ.

Такође прочитајте: Савети за брзо успоравање Екцел табела

Савети за побољшање перформанси програма Екцел

Иако ће вам горе наведене методе помоћи да смањите величину Екцел датотеке, ево неколико додатних савета за побољшање перформанси Екцел радних свезака:

1. Избегавајте коришћење испарљивих формула. Осим што повећавају величину датотеке, нестабилне формуле такође успоравају радне свеске. Примери променљивих функција укључују РАНД, ТОДАИ, ОФФСЕТ, ИНДИРЕЦТ итд.
2. Ако имате потребу да креирате резимее великог скупа података, уместо да користите формуле, погледајте да ли уместо тога можете користити изведену табелу. Заокретна табела је брза и врло интуитивна у поређењу са формулама.
3. Ако екстрахујете податке из више извора или комбинујете податке из више датотека, користите Повер Куери да бисте добили и трансформисали податке. Податке можете сачувати као Повер Куери везу уместо да их држите на радном листу. Заокретну табелу можете лако да креирате помоћу веза креираних помоћу програма Повер Куери.
4. Претворите своје табеларне податке у Екцел табелу и користите Екцел табелу у формулама. Омогућава брже обављање ваше радне свеске и лакше је управљати формулама креираним помоћу Екцел табличних структурираних референци (јер су оне интуитивније).
5. Избегавајте позивање на цео ред или колону у формули. Ово ће помоћи вашим формулама да буду ефикасније.
6. Ако у радној свесци имате много формула, искључите Аутоматско израчунавање и пређите на ручно израчунавање. Радећи ово, сваки пут када дође до промене радних листова, формуле се не би поново израчунале. Ову промену можете извршити ако одете на картицу Формула и промените „Опције израчунавања“.

Надам се да ће вам метода и савети у овом водичу бити корисни.

Шта бих још могао додати овом водичу да би био кориснији? Обавестите ме у одељку за коментаре.