✅ Креирање падајућег филтера за издвајање података на основу избора

Преглед садржаја

Издвојите податке из падајуће листе у Екцелу

Гледајте видео записе - Извлачите податке помоћу падајуће листе у програму Екцел

У овом водичу ћу вам показати како да направите падајући филтер у Екцелу тако да можете извући податке на основу избора из падајућег менија.

Као што је приказано на слици испод, направио сам падајућу листу са именима земаља. Чим изаберем било коју земљу са падајућег менија, подаци за ту земљу се екстрахују десно.

Имајте на уму да чим изаберем Индију са падајућег филтера, сви записи за Индију се екстрахују.

Издвојите податке из падајуће листе у Екцелу

Ево корака за креирање падајућег филтера који ће издвојити податке за изабрану ставку:

Направите јединствену листу ставки.
Додајте падајући филтер да бисте приказали ове јединствене ставке.
Користите помоћне колоне за издвајање записа за изабрану ставку.

Заронимо дубоко и видимо шта треба учинити у сваком од ових корака.

Направите јединствену листу ставки

Иако може доћи до понављања ставке у вашем скупу података, потребни су нам јединствени називи ставки како бисмо могли да направимо падајући филтер помоћу ње.

У горњем примеру, први корак је добијање јединствене листе свих земаља.

Ево корака за добијање јединствене листе:

Изаберите све земље и залепите их у неки други део радног листа.
Идите на Подаци -> Уклони дупликате.
У дијалогу Уклањање дупликата изаберите колону у којој имате листу земаља. Ово ће вам дати јединствену листу као што је приказано испод.

Сада ћемо користити ову јединствену листу за креирање падајуће листе.

Такође видети: Врхунски водич за проналажење и уклањање дупликата у програму Екцел.

Креирање падајућег филтера

Ево корака за креирање падајуће листе у ћелији:

Идите на Подаци -> Валидација података.
У дијалогу Валидација података изаберите картицу Поставке.
На картици Поставке у падајућем менију изаберите „Листа“, а у пољу „Извор“ изаберите јединствену листу земаља које смо генерисали.
Притисните ОК.

Сада је циљ изабрати било коју земљу са падајуће листе, што би нам требало дати списак евиденција за ту земљу.

Да бисмо то урадили, морали бисмо да користимо помоћне колоне и формуле.

Направите помоћне колоне за издвајање записа за изабрану ставку

Чим направите избор са падајућег менија, потребан вам је Екцел да аутоматски идентификује записе који припадају тој изабраној ставци.

Ово се може урадити помоћу три помоћне колоне.

Ево корака за креирање помоћних колона:

Колона помоћника #1 - Унесите серијски број за све записе (у овом случају 20, за то можете користити функцију РОВС ()).
Колона помоћника #2 - Користите ову једноставну функцију ИФ функције: = ИФ (Д4 = $ Х $ 2, Е4, ””)
- Ова формула проверава да ли се земља у првом реду подудара са оном у падајућем менију. Дакле, ако изаберем Индију, проверава се да ли први ред има Индију као државу или не. Ако је тачно, враћа тај број реда, у супротном враћа празно („”). Сада, када одаберемо било коју земљу, приказују се само они бројеви редова (у другој помоћној колони) који садрже изабрану државу. (На пример, ако је изабрана Индија, то ће изгледати као на слици испод).

Сада морамо издвојити податке само за ове редове, који приказују број (јер је то ред који садржи ту државу). Међутим, желимо да ти записи буду празни један за другим. Ово се може урадити помоћу треће колоне помоћника

Трећа колона помагача - Користите следећу комбинацију ИФЕРРОР и СМАЛЛ функција:
= ИФЕРРОР (МАЛИ ($ Ф $ 4: $ Ф $ 23, Е4), ””)

Ово би нам дало нешто као што је приказано испод на слици:

Сада када имамо број заједно, само морамо издвојити податке у том броју. Ово се може лако урадити помоћу функције ИНДЕКС (користите ову формулу у ћелијама у којима вам је потребан екстракт резултата):
= ИФЕРРОР (ИНДЕКС ($ Б $ 4: $ Д $ 23, $ Г4, ЦОЛУМНС ($ Ј $ 3: Ј3)), ””)