Како сортирати у Екцелу (по редовима, колонама, бојама, датумима и бројевима)

Сортирање података у Екцелу било је прилично једноставно са свим уграђеним опцијама.

Лако можете сортирати податке по абецеди, на основу вредности у ћелијама, или према боји ћелије и фонта.

Такође можете извршити вишестепено сортирање колона (тј. Сортирање по колони А, а затим по колони Б), као и сортирање редова (слева надесно).

А ако то није било довољно, Екцел вам такође омогућава да креирате сопствене прилагођене листе и сортирате на основу тога (како је то супер). Тако можете сортирати податке на основу величина мајица (КСЛ, Л, М, С) или одговора (у потпуности се слажем, слажем се, не слажем се) или интензитета (висок, средњи, низак)

Закључак - постоји само превише опција сортирања које имате на располагању при раду са Екцелом.

И у овом опсежном детаљном водичу показат ћу вам све ове могућности сортирања и неке супер примјере гдје оне могу бити корисне.

Пошто је ово огроман водич са много тема, доле дајем садржај. Можете кликнути на било коју тему и она ће вас одмах одвести тамо.

Приступање опцијама сортирања у програму Екцел

Пошто је сортирање тако уобичајена ствар која је потребна при раду са подацима, Екцел вам нуди бројне начине приступа опцијама сортирања.

Дугмад за сортирање на траци

Најбржи начин за приступ опцијама сортирања је коришћењем тастера за сортирање на тракама.

Када кликнете на картицу Подаци на траци, видећете опције „Сортирај и филтрирај“. Три дугмета са леве стране у овој групи служе за сортирање података.

Два мала дугмета омогућавају вам да сортирате своје податке чим кликнете на њих.

На пример, ако имате скуп података са именима, можете само изабрати цео скуп података и кликнути на било које од два дугмета да бисте сортирали податке. Дугме А до З сортира податке по абецедном реду од најнижег до највишег, а дугме од З до А сортира податке по абецедном реду од најнижег до најнижег.

Ово дугме такође ради са бројевима, датумима или временом.

Лично, никада не користим ове тастере јер су ограничени у томе шта они могу да ураде, а и већа је вероватноћа грешака при њиховом коришћењу. Али у случају да вам је потребно брзо сортирање (где у скупу података нема празних ћелија), то може бити брз начин да то учините.

Дијалошки оквир за сортирање

На картици Подаци на траци налази се још једна икона дугмета Сортирање унутар групе за сортирање.

Када кликнете на ову икону дугмета Сортирање, отвара се дијалошки оквир за сортирање (нешто као што је приказано испод).

Дијалог за сортирање је најпотпуније решење за сортирање у Екцелу. Све опције везане за сортирање могу се приступити кроз овај дијалошки оквир.

Сви други начини коришћења опција сортирања су ограничени и не нуде потпуну функционалност.

То је разлог зашто увек више волим да користим оквир за дијалог када морам да сортирам у Екцелу.

Главни разлог за моју жељу је то што постоји врло мала шанса да погрешите када користите дијалошки оквир. Све је добро структурирано и означено (за разлику од дугмади на траци на којима се можете збунити које ћете користити).

У овом водичу ћете ме углавном користити за дијалог за сортирање података. То је такође зато што се неке ствари које обрађујем у одређеним одељцима (попут вишеразинског сортирања или сортирања слева надесно) могу урадити само помоћу дијалога.Тастерска пречица - Ако требате често сортирати податке у Екцелу, препоручујем вам да научите пречицу на тастатури да бисте отворили дијалошки оквир за сортирање. Његово АЛТ + А + С + С

Опције сортирања у менију Филтер

Ако сте на свој скуп података применили филтере, можете пронаћи и опције сортирања заједно са опцијама филтера. Филтер се може применити одабиром било које ћелије у скупу података, кликом на картицу Подаци и кликом на икону Филтер.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод и да имате примењен филтер.

Када кликнете на икону филтера за било коју колону (то је мала икона троугла окренута надоле десно од ћелије заглавља колоне), видећете и неке од опција сортирања.

Имајте на уму да се ове опције сортирања мењају на основу података у колони. Дакле, ако имате текст, показаће вам се могућност сортирања од А до З или З до А, али ако имате бројеве, показаће вам опције за сортирање од највећег до најмањег или најмањег до највећег.

Опције десним кликом

Осим што користим оквир за дијалог, коришћење десног клика је још један метод који понекад користим (такође је супер брз јер захтева само два клика).

Када имате скуп података који желите да сортирате, кликните десним тастером миша на било коју ћелију и приказаће вам се опције сортирања.

Имајте на уму да видите неке опције које не видите на траци или у опцијама филтера. Иако постоји уобичајено сортирање према вредности и прилагођена опција сортирања (која отвара дијалошки оквир Сортирање), на врху можете видети и опције као што су Стави изабрану боју ћелије/Боју фонта/Икона обликовања.

Сматрам да је ова опција прилично корисна јер ми омогућава да брзо саставим све обојене ћелије (или ћелије са другом бојом фонта) на врху. Често имам податке о месечним трошковима кроз које пролазим и ручно означавам неке ћелије. Затим могу да користим ову опцију за брзо окупљање свих ових ћелија на врху.

Сада када сам покрио све начине приступа опцијама сортирања у Екцелу, да видимо како их користити за сортирање података у различитим сценаријима.

Сортирање података у Екцелу (текст, бројеви, датуми)

Наредба за суспендовање: У већини случајева сортирање функционише чак и када изаберете једну ћелију у скупу података. Али у неким случајевима можете завршити са проблемима (када имате празне ћелије/редове/колоне у скупу података). Приликом сортирања података најбоље је изабрати цео скуп података, а затим их сортирати - само да бисте избегли сваку могућност проблема.

На основу врсте података које имате, можете користити опције сортирања у Екцелу.

Сортирање по тексту

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано у наставку и желите да све ове записе сортирате према имену ученика по абецедном реду.

У наставку су наведени кораци за сортирање ових текстуалних података по абецедном реду:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Назив“
6. У падајућем менију „Сортирај укључено“ проверите да ли је изабрано „Вредности ћелије“
7. У падајућем менију Наручивање изаберите А-З
8. Притисните ОК.

Горе наведени кораци би сортирали цео скуп података и дали резултат као што је приказано испод.

Зашто једноставно не употребите дугмад на траци?

Горе наведени начин сортирања података у Екцелу може изгледати као много корака, у поређењу са једноставним кликом на икону сортирања на траци.

И ово је истина.

Горњи метод је дужи, али постоји нема шансе за било какву грешку.

Када користите дугмад за сортирање на траци, постоји неколико ствари које могу поћи по злу (а то би могло бити тешко уочити када имате велики скуп података.

Док касније у овом водичу расправљам о недостацима коришћења дугмади, дозволите ми да вам брзо покажем шта може поћи по злу.

У доњем примеру, пошто Екцел не може да препозна да постоји ред заглавља, сортира цео скуп података, укључујући и заглавље.

Овај проблем се избегава дијалошким оквиром за сортирање јер вам изричито даје могућност да наведете да ли ваши подаци имају заглавља или не.

Пошто коришћење дијалошког оквира Сортирање елиминише шансе за грешке, препоручујем да га користите уместо свих других метода сортирања у Екцелу

Сортирање по бројевима

Претпостављам да сте већ схватили како функционише сортирање текста (покривено изнад овог одељка).

Друге врсте сортирања (на пример на основу бројева, датума или боје) користиће готово исте кораке са мањим варијацијама.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод и желите да сортирате ове податке на основу оцена које је постигао сваки ученик.

У наставку су наведени кораци за сортирање ових података на основу бројева:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Назив“
6. У падајућем менију „Сортирај укључено“ проверите да ли је изабрано „Вредности ћелије“
7. У падајућем менију Наруџба изаберите „Од највећег до најмањег“
8. Притисните ОК.

Горе наведени кораци би сортирали цео скуп података и дали резултат као што је приказано испод.

Сортирање према датуму/времену

Иако датум и време могу изгледати другачије, они нису ништа друго до бројеви.

На пример, у програму Екцел број 44196 би био вредност датума за 31. децембар 2020.-2022. Овај број можете обликовати тако да изгледа као датум, али у позадини програма Екцел и даље остаје број.

Ово вам такође омогућава да датуме третирате као бројеве. Дакле, можете додати 10 у ћелију са датумом, а она ће вам дати број датума 10 дана касније.

Исто важи и за време у Екцелу.

На пример, број 44196.125 представља 3 сата ујутро 31. децембра 2020.-2022. Док целобројни део броја представља цео дан, децимални део ће вам дати време.

А пошто су и датум и време бројеви, можете их сортирати као бројеве.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод и желите да сортирате ове податке на основу датума подношења пројекта.

У наставку су наведени кораци за сортирање ових података на основу датума:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Датум предаје“
6. У падајућем менију „Сортирај укључено“ проверите да ли је изабрано „Вредности ћелије“
7. У падајућем менију Поруџбина изаберите „Најстарије до најновије“
8. Притисните ОК.

Горе наведени кораци би сортирали цео скуп података и дали резултат као што је приказано испод.

Имајте на уму да иако су датум и време бројеви, Екцел је и даље препознао да се разликују по начину приказа. Дакле, када сортирате по датуму, приказују се критеријуми сортирања „Најстарије до најновије“ и „Најновије до најстарије“, али када користите бројеве, приказује „Од највећег до најмањег“ или „Од најмањег до највећег“. Такве мале ствари које Екцел чине одличним алатом за прорачунске табеле (ПС: Гоогле табеле не приказују толико детаља, само благо сортирање по А-З или З-А)

Сортирање према боји ћелије / боји фонта

Ова опција је невероватна и ја је стално користим (можда мало превише).

Често имам скупове података које ручно анализирам и означавам ћелије док то радим. На пример, прегледавао сам листу чланака на овом блогу (које имам у Екцел листу) и истакао сам оне које морам да побољшам.

И кад завршим, могу брзо да сортирам ове податке на основу боја ћелија. Ово ми помаже у састављању свих ових означених ћелија/редова на врху.

А да бисте додали сјај, можете сортирати на основу више боја. Дакле, ако означим ћелије са називима чланака којима је потребна непосредна пажња црвеном бојом, а неке са којима се касније може позабавити жутом бојом, могу сортирати податке тако да приказују све црвене редове, а затим жуте.

Ако сте заинтересовани да сазнате више, недавно сам написао овај чланак о сортирању на основу више боја. У овом одељку ћу вам брзо показати како сортирати само на основу једне боје

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод и желите да сортирате по боји и добијете све црвене ћелије на врху.

Испод су кораци за сортирање према боји:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Датум слања“ (или било коју колону у којој имате обојене ћелије). Пошто у овом примеру имамо обојене ћелије у свим колонама, можете изабрати било коју.
6. У падајућем менију „Сортирај укључено“ изаберите „Боја ћелије“.
7. У падајућем менију Наруџба изаберите боју са којом желите да сортирате. У случају да у скупу података имате више боја ћелија, овде ће вам приказати све те боје
8. У последњем падајућем менију изаберите „На врху“. Овде одређујете да ли желите да обојене ћелије буду на врху скупа података или при дну.
9. Притисните ОК.

Горе наведени кораци би сортирали ваш скуп података по боји и добићете резултат као што је приказано испод.

Баш као што смо ове податке сортирали према боји ћелије, то можете учинити и према боји фонта и икони условног обликовања.

Сортирање података на више нивоа

У стварности, скупови података ретко су тако једноставни као они које користим у овом водичу.

Ваш се може проширити на хиљаде редова и стотине колона.

А кад имате тако велике скупове података, постоји и потреба за већим бројем података. Сортирање података на више нивоа једна је од ствари које ће вам можда требати ако имате велики скуп података.

Сортирање података на више нивоа значи да можете сортирати скуп података на основу вредности у једној колони, а затим га поново сортирати на основу вредности у другој колони.

На пример, претпоставимо да имате скуп података као што је приказано у наставку и желите да сортирате ове податке на основу два критеријума:

1. Регион
2. Продаја

Резултат овог сортирања на основу горња два критеријума даће вам скуп података као што је приказано у наставку.

У горњем примеру имамо податке прво сортиране по регионима, а затим унутар сваког региона, подаци се даље сортирају према продајној вредности.

Ово нам брзо омогућава да видимо који су представници продаје одлични у сваком региону или који лоше.

Испод су кораци за сортирање података на основу више колона:

1. Изаберите цео скуп података који желите да сортирате.
2. Кликните на картицу Подаци.
3. Кликните на икону Сортирање (она приказана испод). Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У дијалогу Сортирање направите следеће изборе
   • Сортирај према (колона): Регион (ово је први ниво сортирања)
   • Сортирај на: Вредности ћелија
   • Редослед: од А до Ж
6. Кликните на Додај ниво (ово ће додати још један ниво опција сортирања).
7. На другом нивоу сортирања направите следеће изборе:
   • Затим (Колона): Продаја
   • Сортирај на: Вредности
   • Редослед: Од највећег до најмањег
8. Притисните ОК

Про врх: Дијалошки оквир Сортирање има функцију „Копирај ниво“. Ово брзо копира изабрани ниво сортирања, а затим га можете лако изменити. Добро је знати ову функцију и можда ће вам уштедети време у случају да морате да сортирате на основу више колона.

Испод је видео снимак у којем показујем како да извршим сортирање на више нивоа у Екцелу:

Сортирање на основу прилагођене листе

Иако Екцел већ има неке уобичајене критеријуме сортирања (попут сортирања по абецедном реду са текстом, од најмањег до највећег или од највећег до најмањег са бројевима, од најстаријег до најновијег или од најновијег до најстаријег са датумима), то можда неће бити довољно.

Да вам дам пример, претпоставим да имам следећи скуп података:

Сада, ако их сортирам према региону по абецеди, имам две могућности - од А до З или З до А. Испод је оно што добијем када ове податке сортирам по абецедном реду од А до З помоћу колоне регион.

Али шта ако желим да овакав редослед буде исток, запад, север, југ?

Наравно, можете сортирати податке након сортирања, али то није ефикасан начин за то.

Прави начин за то би био коришћење прилагођених листа.

Прилагођена листа је листа коју вам Екцел омогућава да креирате, а затим користите као и уграђене листе (као што су називи месеци или називи радних дана). Када креирате прилагођену листу, можете је користити у функцијама као што су сортирање података или ручица за попуњавање.

Неки примери где прилагођене листе могу бити корисне укључују:

• Сортирање података према називу регије/града
• Сортирање према величинама мајица - мала, средња, велика, екстра велика
• Сортирање на основу одговора из анкете - Потпуно се слажем, слажем се, неутрално, не слажем се
• Сортирање на основу вероватноће - висока, средња, ниска

Први корак у покушају сортирања на основу прилагођених критеријума је креирање прилагођене листе.

Кораци за креирање прилагођене листе у Екцелу:

1. Кликните на картицу Датотека
2. Кликните на Опције
3. У дијалогу за опције Екцел програма са листе у левом окну изаберите „Напредно“.
4. У оквиру Напредно изабрано, померите се надоле и изаберите „Уреди прилагођену листу“.
5. У дијалогу Прилагођене листе унесите своје критеријуме у оквир под насловом Уноси на листу. Унесите своје критеријуме одвојене зарезима (исток, запад, север, југ) [такође можете увести своје критеријуме ако су наведени].
6. Кликните Додај
7. Притисните ОК

Када завршите горе наведене кораке, Екцел ће креирати и сачувати прилагођену листу коју можете користити за сортирање података.

Имајте на уму да редослед ставки на прилагођеној листи одређује како ће ваша листа бити сортирана.

Када креирате прилагођену листу у једној Екцел радној свесци, она постаје доступна свим радним свескама у вашем систему. Дакле, морате га креирати само једном и можете га поново користити у свим радним свескама.

Кораци за сортирање помоћу прилагођене листе

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано у наставку и желите да га сортирате према регионима (редослед сортирања је Исток, Запад, Север и Југ)

Пошто смо већ креирали прилагођену листу, можемо је користити за сортирање података.

Ево корака за сортирање скупа података помоћу прилагођене листе:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Регион“ (или било коју колону у којој имате обојене ћелије)
6. У падајућем менију „Сортирај укључено“ изаберите „Вредности ћелија“.
7. У падајућем менију Наручивање изаберите „Прилагођена листа“. Чим кликнете на њу, отвориће се дијалог Прилагођене листе.
8. У дијалогу Прилагођене листе изаберите прилагођену листу коју сте већ креирали у левом окну.
9. Притисните ОК. Када то учините, видећете прилагођене критеријуме сортирања у падајућем пољу редослед сортирања
10. Притисните ОК.

Горе наведени кораци ће сортирати ваш скуп података на основу прилагођених критеријума сортирања.

Напомена: Не морате претходно да креирате прилагођену листу да бисте сортирали податке на основу ње. Такође можете да га креирате док сте у дијалогу Сортирање. Када кликнете на Прилагођена листа (у кораку 7 горе), отвара се дијалошки оквир прилагођене листе. Тамо можете створити и прилагођену листу.

Прилагођене листе не разликују велика и мала слова. У случају да желите да направите сортирање које разликује велика и мала слова, погледајте овај пример.

Сортирање с лева на десно

Иако ћете у већини случајева вероватно сортирати на основу вредности колоне, понекад ћете можда морати и да сортирате на основу вредности реда.

На пример, у доњем скупу података желим да га сортирам на основу вредности у реду Регион.

Иако ова врста структуре података није толико уобичајена као колумнасти подаци, још увек сам видео много људи који раде са овом врстом конструкције.

Екцел има уграђену функцију која вам омогућава да сортирате с лева на десно.

Испод су кораци за сортирање ових података с лева на десно:

1. Изаберите цео скуп података (осим заглавља)
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање кликните на Опције.
5. У дијалогу Опције сортирања изаберите „Сортирај слева надесно“
6. Притисните ОК.
7. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите 1. ред. На овај начин специфицирамо да сортирање треба да се изврши на основу вредности у 1. реду
8. У падајућем менију „Сортирај укључено“ изаберите „Вредности ћелија“.
9. У падајућем менију Наручивање одаберите А-З (ако желите, можете користити и прилагођену листу сортирања)
10. Притисните ОК.

Горе наведени кораци сортирали би податке слева надесно на основу вредности 1. реда.

Екцел не препознаје (или вам чак дозвољава да наведете) заглавља приликом сортирања с лева на десно. Зато морате да будете сигурни да ћелије заглавља нису изабране приликом сортирања података. Ако одаберете и ћелије заглавља, оне ће бити сортиране на основу вредности у њима.

Напомена: Други начин сортирања података здесна налево могао би бити транспоновање података и њихово добијање у колонском облику. Када га имате, можете користити било који од до сада обрађених метода сортирања. Када се сортирање заврши, можете копирати резултујуће податке и залепити их као транспоноване податке.

Испод је видео запис где показујем како сортирати податке с лева на десно у Екцелу

Сортирање осетљиво на велика и мала слова у Екцелу

До сада је у свим горе наведеним примерима сортирање било независно од малих и великих слова.

Али шта ако желите да сортирање осетите на велика и мала слова.

Срећом, Екцел вам омогућава да наведете да ли желите да сортирање буде осетљиво на велика или мала слова.

Напомена: Иако већину времена не морате да бринете о сортирању осетљивом на велика и мала слова, ово може бити корисно када податке преузимате из базе података као што је Салесфорце или ако податке ручно сортирате и различити људи уносе исти текст у различити случајеви. Разврставање великих и малих слова може вам помоћи да заједно водите све записе исте особе/базе података.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод и желите да сортирате ове податке на основу колоне региона:

У наставку су наведени кораци за сортирање података по абецеди, као и за разликовање малих и великих слова:

1. Изаберите цео скуп података
2. Кликните на картицу Подаци
3. Кликните на икону Сортирај. Ово ће отворити дијалошки оквир Сортирање.
4. У дијалогу Сортирање проверите да ли је изабран заглавље мојих података. У случају да ваши подаци немају заглавља, ово можете поништити.
5. Кликните на дугме Опције
6. У дијалогу Опције сортирања означите опцију „Осетљиво на велика и мала слова“
7. Притисните ОК.
8. У падајућем менију „Сортирај према“ изаберите „Регион“
9. У падајућем менију „Сортирај укључено“ изаберите „Вредности ћелија“.
10. У падајућем менију за наручивање изаберите од А до З
11. Притисните ОК.

Горе наведени кораци не само да би сортирали податке по абецедном реду на основу региона, већ би и учинили да разликују велика и мала слова.

Добићете резултујуће податке као што је приказано испод:

Када сортирате од А до З, мали текст се ставља изнад великог слова.

Добијање оригиналног редоследа сортирања

Често приликом сортирања података у Екцелу можда ћете желети да се вратите на ранији или оригинални редослед сортирања и почнете изнова,

Иако можете користити функцију поништавања у Екцелу (помоћу Цонтрол З) за повратак корак по корак, може бити збуњујуће ако сте већ урадили више ствари након сортирања података.

Такође, поништавање функционише само док не отворите радну свеску, али када сачувате и затворите, а касније је отворите, нећете се моћи вратити на првобитни редослед сортирања.

Ево два једноставна начина да се уверите да нећете изгубити оригинални редослед сортирања и да га вратите чак и након сортирања података:

1. Направите копију оригиналног скупа података. Ово је нешто што вам препоручујем да урадите чак и ако вам није потребан оригинални редослед сортирања. Можете имати радну свеску са свим подацима, а затим једноставно направити копију радне свеске и радити на копији. Када радим на критичним скуповима података, сваки дан правим копију (са датумом или бројем верзије као делом назива радне свеске).
2. Додајте колону са низом бројева. Ова серија бројева се помеша када сортирате податке, али у случају да се желите вратити на изворне податке, можете сортирати на основу ове серије бројева.

У овом одељку ћу вам брзо показати шта значи додавањем низа и коришћењем за враћање оригиналног редоследа сортирања.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод:

Да бисте били сигурни да имате начин да вратите ове податке након сортирања, додајте помоћну колону и у њој има низ бројева (као што је приказано испод).

Ево водича са различитим начинима за брзо додавање колоне са бројевима

Када имате помоћну колону, обавезно је укључите приликом сортирања овог скупа података.

Претпоставимо да сортирам ове податке према региону и на крају добијем податке као што је приказано испод:

Сада, ако се желим вратити на оригинални скуп података, једноставно могу поново сортирати ове податке, али на основу помоћне колоне (од ниске до високе).

Једноставно … зар не?

У случају да не желите да се помоћна колона приказује, можете је сакрити или направити резервну копију, а затим је избрисати.

Неки уобичајени проблеми приликом сортирања података у Екцелу

На почетку овог чланка показао сам вам различите начине сортирања података у Екцелу (укључујући дугмад за сортирање на траци, опције десног клика, опцију филтера и дијалошки оквир за сортирање).

И да поновимо, коришћење дијалога за сортирање минимизира шансе или проблеме или грешке које могу настати.

Дозволите ми да вам покажем шта може поћи по злу када користите дугме за сортирање са траке (оне приказане испод)

Не идентификују се заглавља колона

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод:

Ово изгледа као пристојно форматиран скуп података са заглављима јасно обликованим бојом ћелије и подебљаним фонтом.

Дакле, када сортирате ове податке на основу имена (користећи дугмад за сортирање на траци), очекивали бисте да ће заглавље остати при врху, а остали подаци да буду сортирани.

Али шта се дешава када то учините - заглавље се такође сматра нормалним подацима и сортира се (као што је приказано испод).

Иако је Екцел довољно паметан да препозна заглавља, у овом примеру то није успео. Када користите дугмад за икону сортирања на траци, није било начина да ручно наведете да ови подаци имају заглавља.

Напомена: Овај проблем се јавља када имам скуп података и додам и форматирам заглавља и сортирам га. Нормално, Екцел би био довољно паметан да идентификује да постоје заглавља у скупу података (посебно када се тип података заглавља и подаци у колони разликују). Али у овом случају то није успело када сам додао заглавље и одмах сортирао. Ако сачувам ову радну свеску, затворим је и поново отворим, Екцел некако успева да идентификује први ред и заглавље.

Иако то у већини случајева можда није проблем, ипак постоји шанса да користите иконе за сортирање на врпци. Коришћење оквира за дијалог елиминише овај проблем јер можете да наведете да имате заглавља.

Не идентификују се празни редови/колоне

Ово питање сортирања је мало сложеније - и много чешће него што можете замислити.

Претпоставимо да имате скуп података као што је приказано испод. Имајте на уму да је ред 6 скривен (и то је празан ред).

Сада, ако изаберем било коју ћелију у прва четири реда података (оне изнад скривеног празног реда) и сортирам ове податке помоћу дугмади за икону сортирања, то би сортирало само прва четири записа у скупу података (ред 2 до 5). Слично, ако изаберем било коју ћелију у скупу података испод скривеног празног реда, она ће сортирати само последњих седам редова.

И осим ако је не тражите посебно, вероватно ћете пропустити ову ужасну грешку.

Како се уверити да нећете завршити са овом грешком у сортирању?

Да бисте били сигурни да нисте постали жртва овог проблема, морате да проверите скуп података пре него што га сортирате.

Изаберите цео скуп података пре сортирања података.

То можете учинити одабиром било које ћелије у скупу података, а затим помоћу пречице на тастатури - Цонтрол + А.

Ако у вашем скупу података постоје празни редови/колоне, неће бити одабран читав скуп података. То можете идентификовати брзим скенирањем обриса избора.

Ако видите да је изван избора остало још неких података, можете их ручно изабрати.

Да бисте били сигурни да је овај проблем избегнут, најбоље је да прво откријете све скривене редове и колоне, а затим наставите са сортирањем података одабиром целог скупа података или брисањем празних редова.

Делимично сортирање (на основу презимена)

Понекад можете имати скуп података који желите да сортирате на основу дела текста.

На пример, претпоставимо да имам скуп података као што је приказано испод и желим да сортирам ове податке на основу презимена.

Да бих то урадио, морам да одвојим ове податке тако да у једној колони имам само презимена. Кад га имам, могу користити ту колону за сортирање података.

Испод је формула која ми може дати презиме:

= ДЕСНО (Б2, ЛЕН (Б2) -ФИНД ("", Б2))

Ово ће вам дати резултат као што је приказано испод.

Сада можете користити колону Презиме за сортирање ових података.

Када завршите, можете избрисати колону са презименом или је сакрити.

Имајте на уму да горња формула функционише када имате имена која имају само име и презиме и немају двоструке размаке између њих. У случају да имате другачије податке о именима, мораћете да прилагодите формулу. Такође можете да користите Тект то Цолумн за брзо раздвајање имена на основу размака као разграничитеља.

Ово је само један пример сортирања на основу делимичних података. Други примери могу укључивати сортирање на основу градова по адреси или идентификационом броју запослених на основу кодова одељења.

Такође, у случају да се текст на основу којег морате сортирати налази на почетку текста, можете користити само уобичајену функцију сортирања.

Други примери сортирања (коришћење формуле и ВБА)

До сада сам у овом водичу покрио примере где смо користили уграђену функцију сортирања у Екцелу.

Аутоматско сортирање помоћу формуле

Када користите уграђену функцију сортирања, а затим извршите било какву промену у скупу података, морате је поново сортирати. Функција сортирања није динамичка.

У случају да желите да добијете скуп података који се аутоматски сортира кад год дође до било какве промене, можете то учинити помоћу формула.

Имајте на уму да за то морате оригинални скуп података и сортирани скуп података држати одвојено (као што је приказано испод)

Имам детаљан водич у којем описујем сортирање по абецедном реду помоћу формула. Показује два начина за то - коришћење помоћних колона и коришћење формуле низа.

Екцел је такође представио формулу динамичког низа СОРТ која то лако може учинити (без помоћне колоне или компликоване формуле низа). Али пошто је ово сасвим ново, можда нећете имати приступ томе у својој верзији програма Екцел.

Сортирање помоћу ВБА

И на крају, ако желите да заобиђете све дијалошке оквире за сортирање или друге опције сортирања, можете користити ВБА за сортирање података.

У доњем примеру имам скуп података који сортира податке када двапут кликнем на заглавље колоне. Ово олакшава сортирање и може се користити на контролним таблама како би било лакше за коришћење.

Ево детаљног водича у којем покривам како сортирати податке помоћу ВБА и створити нешто као што је приказано горе.

Покушао сам да обухватим много примера како бих вам показао различите начине на које можете сортирати податке у Екцелу и све ствари које морате имати на уму при томе.

Надам се да вам је овај водич био користан.